Per la contabilità, la circolazione e l'archiviazione di vari documenti, i servizi del personale utilizzano libri di ordini, ferie, estratti conto e referenze. I registri di registrazione sono documenti per uso interno e sono archiviati nel dipartimento del personale dell'organizzazione e una persona appositamente nominata è responsabile della conservazione e dell'archiviazione di questi documenti.
Istruzioni
Passo 1
Usa un modulo di registro degli ordini approvato dal ministero o progettane uno tu stesso. Realizza la copertura in materiale pesante. Al centro del foglio, scrivi il nome dell'organizzazione e il titolo del libro. Indicare le date di inizio e fine per la registrazione di seguito. Sul retro di copertina, riportare le informazioni sulla persona responsabile della conservazione e della compilazione del documento: indicare la posizione, il cognome e le iniziali del dipendente.
Passo 2
Assicurarsi che le pagine non possano essere manomesse o rimosse dalla rivista. Numera e allaccia le pagine del libro. Nell'ultima pagina, metti un sigillo di cera o mastice, fornisci un modello pronto per la certificazione al capo del dipartimento del personale o al capo dell'organizzazione. Prendi nota: _ i fogli sono numerati, allacciati, sigillati in questo diario di bordo. Direttore: _ (firma, decrittazione della firma). Data: _ (giorno, mese, anno).
Passaggio 3
Scegli un comodo orientamento della pagina (orizzontale, verticale) per le voci di registrazione. Se lo si desidera, disporre una tabella contenente le seguenti colonne:
- numero di serie del record;
- Data di ingresso;
- numero di serie dell'ordine;
- posizione, cognome e iniziali di chi ha firmato l'ordine;
- un riepilogo dell'ordine.
Se non ti senti a tuo agio con la visualizzazione tabellare, mantieni i record in forma libera. La cosa principale è osservare l'ordine di assegnazione dei numeri in base alle date di approvazione degli ordini e riflettere le informazioni di cui sopra nel libro contabile.
Passaggio 4
Registra le voci del registro degli ordini con inchiostro blu, nero o viola. Non consentire la cancellazione, la cancellazione e l'eliminazione di segni precedentemente realizzati. Se devi apportare modifiche, cancella il testo corretto con una riga in modo da poterlo ancora leggere. Nella stessa colonna o riga, inserisci una nuova voce corretta. Si prega di firmare e indicare la data della modifica. Se non è possibile (ad esempio, se non c'è spazio libero) correggere l'errore in atto, creare un nuovo record di seguito e accanto alle informazioni obsolete, selezionare la casella "record non valido".
Passaggio 5
Quando si interrompe la registrazione del registro, prendere nota della data di scadenza del registro sulla copertina del registro.
