La registrazione dei documenti è un processo espresso nel fissare le credenziali su un documento specifico quando viene inviato, ricevuto, creato. Attualmente vengono utilizzati giornali, schede e forme automatizzate di registrazione dei documenti.
La registrazione interna dei documenti è parte integrante delle attività di qualsiasi ente statale o comunale, istituzione, organizzazione commerciale o imprenditore individuale. In pratica, questo processo si riduce alla correzione delle informazioni di base sul documento in un formato speciale utilizzato per la registrazione interna.
In questo caso, non solo i documenti in entrata e in uscita sono generalmente soggetti a registrazione interna, ma anche i documenti creati nell'organizzazione stessa (ad esempio, i contratti con le controparti). Le responsabilità per la registrazione dei documenti sono spesso assegnate a una segretaria o un impiegato; nelle grandi organizzazioni, interi reparti vengono creati per ottimizzare questo processo.
Quali sono le forme di registrazione interna dei documenti?
La forma più comune di registrazione interna dei documenti è ancora la registrazione periodica. In questo caso, le informazioni sui documenti vengono inserite in un giornale speciale, suddiviso in più colonne. Assicurati di inserire i dati sulla data di ricezione, invio o creazione del documento, il suo numero di registrazione, il nome e la sua breve descrizione sono registrati.
Un modulo alternativo è la registrazione della carta dei documenti, in cui le informazioni su ciascun documento vengono inserite in una carta separata, le regole per la compilazione che sono approvate in anticipo. Infine, la forma più progressiva è considerata la registrazione automatizzata dei documenti, che riduce al minimo le scartoffie.
Qual è il modulo più conveniente per l'organizzazione?
Il modulo di registrazione interna dei documenti può essere efficacemente utilizzato nelle piccole organizzazioni, in cui uno specialista è responsabile dell'attuazione delle procedure pertinenti. Lo svantaggio di questo modulo è che non è possibile che più dipendenti lavorino contemporaneamente alla registrazione dei documenti, quindi non è adatto per le grandi aziende. Inoltre, in presenza di più riviste di registrazione dei documenti (ad esempio, in diversi dipartimenti), spesso si crea confusione con i loro dati di registrazione.
Questi svantaggi vengono superati utilizzando il modulo della scheda di registrazione interna, che consente di registrare in modo rapido ed efficiente le informazioni su un numero qualsiasi di documenti. Se l'obiettivo dell'azienda è ridurre al minimo le scartoffie, si consiglia di utilizzare un modulo di registrazione interno automatizzato, che richiederà un software specializzato.
