Nel corso dell'attività economica, i dirigenti dell'azienda concludono molti contratti diversi con fornitori e acquirenti. Per poter tenere traccia della durata di tali normative, alcune organizzazioni utilizzano i cosiddetti registri dei contratti. In generale, il concetto di "registro" indica un determinato registro di registrazione dei documenti in entrata e in uscita. Come creare un database del genere?
Istruzioni
Passo 1
Innanzitutto, devi decidere quali informazioni vuoi vedere nel registro, ovvero evidenziare i criteri più importanti per te stesso. Successivamente, in un diario che può essere fatto sia in Excel che utilizzando un normale quaderno (preferibilmente in formato A4), crea una tabella.
Passo 2
Se ti sei fermato al secondo metodo, prima disegna la pagina del titolo. Scrivi su di esso i dettagli dell'organizzazione, cioè INN, KPP, OKATO, indirizzo legale e il capo dell'organizzazione. Al centro, scrivi “Registro dei contratti per (specificare il periodo)”.
Passaggio 3
Quindi, sul foglio successivo, crea una tabella composta da sei colonne. Nella prima colonna, indicare il numero del contratto concluso con la controparte, nella seconda - la data del documento legale regolamentare e nella terza - la data della sua scadenza.
Passaggio 4
Successivamente, indicare il nome della controparte, del contraente e dell'oggetto del contratto, ad esempio lo sviluppo di programmi contabili. Facoltativamente, puoi indicare l'importo del contratto, se esiste un accordo aggiuntivo e altre condizioni. Di norma, i contratti sono inseriti in ordine cronologico. Dopo la fine del periodo, è consigliabile lampeggiare, numerare e firmare il documento con il capo dell'organizzazione. Successivamente, consegna il registro all'archivio.
Passaggio 5
Inoltre, per compilare i registri, è possibile utilizzare un programma appositamente sviluppato, chiamato "Registro dei contratti". Ti consente di tenere traccia dei pagamenti previsti dai contratti, della data di scadenza di questi documenti, nonché di tenere traccia degli importi pagati. Il programma genera automaticamente elenchi, che dopo la scadenza del periodo è possibile stampare su carta.
Passaggio 6
Puoi fermarti al terzo metodo, cioè usando il programma Excel. Le colonne nella tabella possono avere un contenuto approssimativo, come quando si utilizza il primo metodo. Alla fine del periodo, stampa il registro e consegnalo al capo contabile per la firma.
