Ogni impresa conclude contratti (lavoro, fornitura, acquisto di beni). Di norma, sono archiviati in archivi. Per comodità di utilizzo di questi documenti, oltre ad eliminare il motivo della loro perdita, vengono registrati. Viene istituito un giornale speciale, in cui vengono registrati i dettagli dei contratti, gli accordi aggiuntivi e viene stabilita anche la cronologia del loro movimento.
È necessario
- - giornale di contabilità dei contratti in forma cartacea;
- - prodotto software per la contabilizzazione dei contratti;
- - documenti aziendali.
Istruzioni
Passo 1
Non esiste una forma unificata per il documento sulla contabilità dei contratti. Ma puoi svilupparlo tu stesso o acquistare un prodotto software speciale progettato per memorizzare informazioni sui contratti. Ma la prima opzione è gratuita, fermati qui se non hai bisogno di costi aggiuntivi.
Passo 2
Scrivere il nome del documento sul frontespizio del giornale di contabilità del contratto. Per favore inserisci il nome della tua azienda. Se l'azienda è abbastanza grande, è consigliabile avere un magazzino separato per ogni unità strutturale. In questo caso, scrivi il nome del dipartimento. Inserire la data di archiviazione del documento, i dati anagrafici, la posizione del responsabile della tenuta del giornale. Di norma, si tratta di un funzionario del personale che redige contratti con il personale, un dipendente dell'ufficio legale che si occupa di mantenere i contratti con le controparti.
Passaggio 3
Scrivere il nome del documento sul frontespizio del giornale di contabilità del contratto. Per favore inserisci il nome della tua azienda. Se l'azienda è abbastanza grande, è consigliabile avere un magazzino separato per ogni unità strutturale. In questo caso, scrivi il nome del dipartimento. Inserire la data di archiviazione del documento, i dati anagrafici, la posizione del responsabile della tenuta del giornale. Di norma, si tratta di un funzionario del personale che redige contratti con il personale, un dipendente dell'ufficio legale che si occupa di mantenere i contratti con le controparti.
Passaggio 4
Crea otto grafici utilizzando un foglio di calcolo. Stampa su carta. Nella prima colonna del giornale, inserisci il numero di serie del contratto, nella seconda - il numero del documento assegnato ad esso alla conclusione. Nella terza e quarta colonna del giornale di registrazione contabile del contratto, scrivere la data di inizio, la data di scadenza del documento. Nella quinta colonna indicare l'oggetto del contratto. Ad esempio, per la fornitura di componenti.
Passaggio 5
Nella sesta colonna, inserire il nome della controparte (fornitore, acquirente), dipendente (se si tiene conto dei contratti di lavoro con il personale). Nella settima colonna del giornale, scrivi in quale cartella si trova il contratto (di norma, alle cartelle viene assegnato un numero negli archivi), indica la posizione della cartella. Nell'ottava colonna apporre la firma del responsabile della conservazione dei documenti (indicando il suo cognome, iniziali). Quando si cambia un dipendente, redigere un atto di trasferimento dei contratti, un diario per la loro contabilità.
Passaggio 6
Se trovi scomodo tenere traccia dei contratti manualmente, ordina lo sviluppo di un prodotto software o acquista un programma già pronto. Potrebbe costare un po' di soldi, ma in formato elettronico una rivista del genere presenta alcuni vantaggi. Ad esempio, quando si registra un contratto, è possibile specificare il percorso di un documento su un computer.
