Nonostante l'abbondanza di canali di comunicazione, la posta elettronica rimane la più affidabile per i contatti di lavoro. Il suo evidente svantaggio prima del contatto verbale è che il destinatario può semplicemente ignorare la lettera. Per non scrivere nel vuoto, è importante conoscere le regole della corrispondenza e-mail aziendale.
Il tema è la testa
L'efficacia della corrispondenza commerciale elettronica dipende in gran parte dall'argomento giusto. Dopo aver fatto scorrere l'elenco dei messaggi inviati, il destinatario probabilmente lascerà una lettera senza oggetto alla fine della giornata lavorativa, dando la preferenza a titoli più importanti.
L'oggetto nel formato "da Alexander", "per Vitaly" e altre intestazioni astratte sono appropriate solo se il destinatario è in attesa di una lettera e in una recente conversazione è stato informato dell'imminente invio di informazioni importanti. Per tutti gli altri casi, tali argomenti sono sfortunati. Non riflettono il motivo del ricorso, l'essenza della lettera e l'importanza.
Una frase ben definita di 2-4 parole è considerata un buon argomento. Ad esempio: "Bozza di relazione per approvazione", "Offerta commerciale da LLC" Business-Trade "," Sulla fornitura di ardesia "," Ardesia. Proposta in esame”.
Indipendentemente dallo scopo del ricorso, l'autore della lettera dovrebbe fare attenzione ad attirare l'attenzione. Quindi, note "Urgente!", "Direttore personalmente", "Importante!" va indicato nell'oggetto solo nei casi in cui il messaggio ha davvero un grado di significatività estrema, e non solo per il mittente, ma anche per il destinatario. Se ogni lettera della stessa persona di contatto è accompagnata da segnali di attenzione ingiustificati, il destinatario smetterà di rispondere e, in casi estremi, li invierà alla lista nera o reindirizzerà ai subordinati.
Appello
L'e-mail dovrebbe iniziare con un messaggio. È indispensabile utilizzare il nome completo del destinatario e scriverlo senza errori. Un destinatario attento che ha notato un errore di ortografia nel suo nome perderà sicuramente la fiducia nell'autore del ricorso e l'interesse a continuare il dialogo.
Per evitare che ciò accada, anche con l'invio di massa, non dovresti trascurare di rileggere il testo della lettera di accompagnamento prima di inviarla. Gli errori più spesso possono nascondersi in caso di fine quando si affronta, scrivendo cognomi complessi. Indipendentemente dallo stato del destinatario, è più corretto applicare per nome e patronimico, se non sono noti, è consentito utilizzare costruzioni tradizionalmente neutre: "Buon pomeriggio", "Ciao". Se l'autore e il destinatario della lettera vivono in fusi orari diversi, è consentito il seguente ricorso: "Buongiorno", "Buona ora".
Apprezza il tuo tempo e quello degli altri
L'e-mail dovrebbe essere breve, chiara e priva di dettagli fastidiosi o non necessari. Questa qualità è particolarmente importante nei casi in cui la corrispondenza elettronica funge da inizio della cooperazione commerciale e non dalla sua continuazione.
Nel primo comma del ricorso, l'autore deve presentarsi se la corrispondenza non è stata precedentemente condotta o è stata interrotta da tempo. Il design ottimale per questo è la frase tradizionale: Sei preoccupato per Vasily Kuznetsov, un dipendente di Business Trade. Vorrei continuare la nostra conversazione sulla considerazione della proposta per la fornitura di un canale”.
Inoltre, l'offerta stessa dovrebbe essere presentata nel modo più succinto possibile e, come fonte estesa di informazioni, dovrebbe essere allegata alla lettera un'offerta commerciale.
Tutti i pensieri completi in una frase dovrebbero essere suddivisi logicamente in paragrafi, dovrebbero essere inseriti elenchi, l'evidenziazione e la sottolineatura in grassetto dovrebbero essere usate in modo appropriato, il che migliora la percezione delle informazioni da parte del lettore e riduce il tempo per immergersi nell'argomento. In genere, un'e-mail contiene raramente più di 3-5 paragrafi.
Costruzione finale
È ragionevole concludere le e-mail con un addio aziendale nello stile: "Con i migliori auguri, …", "Cordiali saluti, …", ecc. Ma con parole di addio come "Sempre tuo, …", dovresti essere il più attento possibile, poiché il tono informale e l'eccessiva convergenza possono essere ambigui per il destinatario.
La firma deve essere accompagnata dai dati di contatto. È importante indicare i numeri di telefono, di fax, il sito web ufficiale dell'organizzazione rappresentata, nonché un indirizzo e-mail di backup, perché il destinatario vede l'indirizzo di contatto nella lettera stessa.
I pensieri che compaiono nel processo di preparazione di un documento non dovrebbero essere formalizzati in un poscritto. Come sai, una tale espressione di idee tardive per la scrittura è appropriata solo nella corrispondenza personale. E la digitazione elettronica consente di modificare in qualsiasi momento il contenuto del testo del ricorso. Utilizzare in una lettera P. S. può essere percepita negativamente dal destinatario, il quale, non senza ragione, può pensare che il destinatario abbia impiegato del tempo per inserire armoniosamente ulteriori informazioni nella lettera e abbia deciso di limitarsi a un rapido poscritto.
