Quando ci sono troppi documenti accumulati e sono in una pila, può essere difficile capire quale si riferisce a cosa. Trovare il documento giusto è ancora più difficile. Per risolvere questo problema, è necessario organizzare i documenti. Il metodo descritto è adatto non solo per l'organizzazione di documenti su carta, è del tutto applicabile ai documenti in formato elettronico, ovviamente, con ipotesi minori.
Istruzioni
Passo 1
Organizzare i tuoi documenti è facile, anche se sono troppi. Scorri tutti i documenti disponibili e crea un elenco delle categorie in base alle quali li ordinerai. Determina se ci saranno sottocategorie in questo elenco. Ad esempio, nella categoria generale dei contratti, si possono distinguere i contratti di fornitura, di prestazione di servizi. Tra gli ordini, evidenziare gli ordini generali relativi alle attività dell'azienda e gli ordini del personale.
Passo 2
Una volta che l'elenco delle categorie è completo, determina come e dove collocherai i documenti. Concorda con la direzione i costi di acquisto di materiale per ufficio (cartelle, cartellette, adesivi colorati), perché smistare e distribuire i documenti è più piacevole se non devi giocherellare con vecchie cartelle fatiscenti.
Passaggio 3
Ordina i documenti disponibili in base all'elenco che hai compilato. Mettili in pile separate. Se necessario, scrivici sopra con una matita o attacca un adesivo (in modo da non confonderti durante il processo di smistamento).
Passaggio 4
Valuta se i documenti di una categoria (sottocategoria) si adatteranno alla cartella e archiviali. È meglio organizzare i documenti in base alla data della loro preparazione. Di norma, nel lavoro quotidiano, i documenti vengono archiviati man mano che vengono creati, con i documenti più recenti in alto. Quando si trasferiscono casi nell'archivio, l'ordine cambia (in alto è il primo documento, in basso - l'ultimo entro la data di creazione).
Passaggio 5
Se archivi documenti di anni diversi nella stessa cartella, separa visivamente un anno dall'altro con un adesivo colorato o un foglio più grande. Tali segnalibri rendono molto più facile trovare il documento desiderato in futuro.
Passaggio 6
Crea un allegato per il prossimo documento.
Passaggio 7
Se necessario, redigere un registro di tutte le cartelle con documenti, indicando il contenuto di ciascuna cartella, la data della sua creazione e di fine manutenzione, il luogo di conservazione, ecc. Disponi le cartelle in modo che sia comodo usarle e non devi "sfondarle" attraverso una tonnellata di carta straccia.
