Hai urgente bisogno di un documento, ma non ricordi dove l'hai messo? Metti ordine nella tua vita d'ufficio, disponi tutto in cartelle numerate: questo renderà il tuo lavoro più facile.
Mettiamo le cose in ordine sui giornali
Se i documenti sono pochi e riguardano un'area di applicazione, devono essere raccolti tutti in un unico posto, preferibilmente in una cartella. Ma, di regola, una cartella non è sufficiente, dovrebbero essercene diverse. Ad esempio, una cartella con i documenti costitutivi di una società, per lettere, per contratti con fornitori, ecc.
Con l'espansione dell'impresa, il numero di cartelle aumenta. Potrebbe essere necessario non uno, ma diversi scaffali per loro. E poi appaiono i dipendenti che avranno il proprio flusso di documenti e le loro cartelle. Cioè, la prima regola dell'ordine è la distribuzione dei documenti in cartelle tematiche, che dovrebbero essere su uno scaffale.
Ora l'industria produce vassoi orizzontali e verticali. Sono molto pratici, occupano poco spazio, si adattano bene al tavolo e permettono di avere a portata di mano tutti i documenti di base e di uso frequente, senza richiedere l'acquisto di nuovi mobili.
Registro di sistema
Se ci sono molti documenti, puoi creare un registro speciale (diario di registrazione) per loro o più. Ad esempio, i registri della documentazione in entrata e in uscita. Contengono la data di registrazione e il numero del documento in entrata (in uscita), il suo contenuto breve e / o il nome e dove viene inviato il documento (a quale dipartimento, a quale funzionario è stato consegnato, in quale cartella è collocato, ecc.).
Per una parte o per tutte le cartelle, se ci sono molti documenti e molte cartelle simili (nel senso), potrebbe essere necessario un registro di documenti in ogni cartella, cioè un elenco di essi, che è annidato o in qualche modo allegato nel mezzo della cartella. Ad ogni documento può essere assegnato un numero (se prima non c'era) o dare il proprio. Quindi non sarà necessario sfogliare tutti i documenti, ma basta guardare il loro elenco e quindi prendere il numero necessario.
Metti i documenti nelle cartelle, vassoi e scaffali appropriati, avviali in tempo e troverai tutto in modo rapido e semplice.
Mantenere il posto di lavoro in ordine
Il posto di lavoro deve essere tenuto in ordine. Cerca di pulire il tavolo ogni giorno o almeno una volta ogni pochi giorni. Puoi lasciare i documenti necessari sul tavolo, mettere il resto in cartelle, su vassoi e scaffali e, se li hai presi da qualcuno, restituirli. Solo se lo dai, è meglio ricordare bene chi o addirittura scriverlo.
E infine. Una persona i cui documenti sono sempre a posto, facilmente reperibili e portati in tempo, sempre in regola con le autorità. Ve lo auguriamo con tutto il cuore.
