Ogni giorno in qualsiasi organizzazione - in un'istituzione statale, in una grande o piccola impresa, in un singolo imprenditore - c'è bisogno di certificare i fatti che richiedono la stampa. Molto spesso, questi fatti sono associati al denaro o alla conferma delle firme dei funzionari (la loro autenticità) su vari documenti. Allo stesso tempo, ci sono documenti sui quali non è richiesta l'impronta del timbro.
Ogni persona giuridica deve avere un sigillo. Questa norma è sancita dalla legge. LLC, CJSC, OJSC e altre organizzazioni devono utilizzare un sigillo rotondo, la cui impronta include il nome completo della società dell'impresa in russo e un collegamento al luogo della sua ubicazione territoriale. Il nome della società può anche essere indicato in una lingua straniera L'impronta del sigillo appare nell'elenco dei dettagli del documento, in conformità con GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per le pratiche burocratiche "(adottato 03.03.2003). Allo stesso tempo, il sigillo, ad esempio, non è incluso nell'elenco dei dati obbligatori di alcuni documenti contabili primari, ad eccezione di carte bancarie, ricevute di cassa, documenti di spedizione, ecc. Il contratto deve essere sigillato con una sigillo, se è stipulato nella condizione del contratto stesso o se sul modulo sono indicate due lettere "MP" ("Luogo del sigillo"). Lo stesso vale per gli atti di lavoro completato (servizi). L'uso di un sigillo è anche fornito su una procura, che viene data dall'organizzazione a un dipendente (questa posizione è specificata nel codice civile della Federazione Russa - clausola 5 dell'articolo 185). Non è richiesto un sigillo in alcune forme di bilancio (disposizioni di ordini del Ministero delle finanze della Russia del 22.07.2003 N 67n e del 02.07.2010 N 66n), tuttavia, secondo gli ordini del Ministero delle finanze della Russia del 15.10.2009 N 104n e dal 05.05.2008 N 54n, i moduli delle dichiarazioni fiscali (per IVA, imposta sul reddito e altri) devono essere sigillati. La certificazione obbligatoria con il sigillo dell'organizzazione è fornita per i documenti del personale più importanti: la prima pagina del libro di lavoro, un certificato di viaggio (modulo n. T-10), un atto di accettazione del lavoro con un contratto di lavoro a tempo determinato (modulo n. T-73). Nel Codice del lavoro della Federazione Russa (articolo 57), il requisito per un sigillo su un contratto di lavoro non è enunciato, ma in pratica viene solitamente apposto un sigillo. Dato che ci sono molti documenti per i quali non esiste decisione univoca sulla presenza o assenza di un sigillo, un'organizzazione dovrebbe sviluppare il proprio ordine (posizione, istruzione), in cui è necessario registrare un elenco di documenti che richiedono la certificazione del sigillo. Un elenco approssimativo di essi è elencato nel Sistema statale per la gestione della documentazione - 1988, 1991. Le opzioni possono essere le seguenti: - atti (lavoro svolto, perizia, cancellazione, accettazione di oggetti, ecc.) - tassi di consumo (ad esempio per i metalli preziosi); - campioni di impronte di sigilli, nonché campioni di firme di dipendenti a cui è stato conferito il diritto di compiere operazioni finanziarie ed economiche; - lettere di garanzia; - corrispondenza con la direzione e le strutture di vari organi governativi (ad esempio, con il servizio fiscale, fondi fuori bilancio, ecc. Il sigillo può essere fatto non uno, ma diversi (dopo aver documentato questo fatto) - per ogni divisione separata dell'organizzazione. Ogni sigillo avrà il suo scopo specifico: per pass, documenti, fatture. Il sigillo sul documento deve essere posto al posto del foglio dove si trova il puntello "MP" ("Luogo del sigillo"). Se non è presente, il sigillo viene apposto in modo che l'impronta si sovrapponga a parte della parola - designazione della posizione della persona che ha firmato il documento. In questo caso, la firma deve essere chiaramente distinguibile, come tutte le informazioni dall'impronta del sigillo.