L'offerta commerciale, la descrizione dei servizi e le opportunità di cooperazione rimangono uno strumento pubblicitario popolare quando si comunica con potenziali partner. La cooperazione con un'azienda significa rifiuto per tutti gli altri - ed è importante scrivere una lettera correttamente per non perdere contatti promettenti
Perché l'offerta viene rifiutata?
Di norma, un'offerta commerciale è la prima fase delle trattative: il cliente non ha ancora deciso con chi lavorerà, fornitori o appaltatori stanno aspettando la sua decisione e stanno cercando di attirare l'attenzione su di sé. Le offerte commerciali vengono inviate a dozzine: questa è un'opportunità per mostrarti nella luce migliore, descrivere tutte le tue capacità e creare una buona impressione su un potenziale partner. Non appena la decisione è presa, tutte le proposte ricevute vengono inviate alla cartella con i potenziali contatti nel caso in cui si debba cambiare l'appaltatore - e in questa situazione è importante comporre correttamente una lettera di rifiuto, pur conservando la possibilità di ripetere contatto.
Etica del rifiuto
In una lettera con un rifiuto, è importante mostrare rispetto per l'interlocutore: la sua proposta era degna, ha trascorso del tempo a discutere i dettagli, sebbene non coronati dalla conclusione di un accordo, e si aspetta da te una decisione, anche negativa.
Il rifiuto viene effettuato su carta intestata della società in formato elettronico o cartaceo, a seconda dei casi. Gli standard di comunicazione aziendale richiedono che l'oggetto designato sia neutro, senza negativo: le frasi "Rispondi alla tua proposta", "Informazioni sulla cooperazione", "Informazioni sul lavoro" sono adatte. Scegli l'oggetto che il destinatario ha usato nella sua lettera. Non è consigliabile utilizzare oggetti di risposta automatica per le e-mail, ad esempio "RE: Offerta commerciale", in modo che non ci sia una sensazione di disattenzione nei confronti del destinatario.
Non c'è niente di nuovo nel rivolgersi all'interlocutore per questo tipo di lettere: è consigliabile utilizzare il nome e il patronimico, se li conosci, con l'aggiunta della parola "Caro". Alla fine del ricorso viene inserito un punto esclamativo o una virgola, a seconda degli standard di formazione della lettera della vostra azienda. Un altro elemento importante di un rifiuto scritto è un collegamento a un'offerta che ti è pervenuta e alla quale, di fatto, rifiuti. È meglio inserire il link all'inizio della lettera, subito dopo la richiesta - "In risposta alla tua richiesta del 08/06/12 …", "All'offerta commerciale del 9 maggio…".
È imperativo esprimere rammarico per il rifiuto. Se alla lettera sono stati allegati documenti o materiale informativo con un'offerta commerciale, indica che li hai ricevuti e che ti sei familiarizzato con loro, ad esempio Grazie per una presentazione dettagliata, i nostri specialisti hanno letto le informazioni fornite, ma, sfortunatamente, noi sono costretti a rifiutare i tuoi servizi”. Non dimenticare di indicare il motivo del rifiuto se sei autorizzato a farlo, ad esempio se l'offerta non soddisfa i termini della gara. La scelta di un'offerta più vantaggiosa come motivo di rifiuto tradizionalmente non viene espressa.
