La nomenclatura è un elenco di tutti i casi che compongono l'archivio e sono stati aperti di recente in una determinata organizzazione, introdotti nel sistema. Deve indicare l'indice della pratica, il nome, i termini stabiliti della sua conservazione.
Varietà di nomenclatura
Nel lavoro d'ufficio, ci sono tre tipi principali di nomenclatura: standard, approssimativo e individuale. Lo standard è stabilito dalla legge federale e funge da modello per l'elaborazione della nomenclatura nelle organizzazioni dello stesso tipo. La nomenclatura approssimativa non include un numero di casi rigorosamente normalizzato. Contiene un elenco di casi consigliati per l'apertura con i relativi indici. I suddetti tipi di nomenclatura sono redatti in organizzazioni e istituzioni statali e municipali. Dipendenti di organizzazioni private sulla base di documenti statutari, tipi di rendicontazione, piani di lavoro, ecc. è in fase di elaborazione un elenco di casi individuali. Include l'intero volume dei casi formati dell'impresa.
La procedura per la compilazione della nomenclatura
Ogni anno, sulla base di quella vecchia, viene redatta una nuova nomenclatura dei casi. Inoltre, tutti i documenti sono soggetti a revisione. Una componente importante della nomenclatura è la durata di conservazione della custodia. Su questa base si distinguono i casi di conservazione temporanea, a lungo termine e permanente. La durata dei file di archiviazione temporanea è inferiore a dieci anni, l'archiviazione a lungo termine è superiore a dieci anni. Per i documenti con un periodo di conservazione scaduto, viene redatto un inventario, che indica il numero di serie del documento, il nome, l'anno di creazione, il numero di fogli e altre informazioni nei casi espressamente previsti. Dopo che l'inventario è stato redatto, questi documenti sono soggetti a distruzione.
Strutturalmente, la nomenclatura è rappresentata da sezioni, sottosezioni. Tuttavia, questa divisione è tipica per le organizzazioni e le istituzioni governative. Nelle organizzazioni private, questa divisione è condizionata e mette in evidenza le aree principali delle loro attività, piuttosto che riflettere il rapporto di potere e subordinazione.
La tabella della nomenclatura è composta da cinque colonne: la prima contiene l'indice del caso, la seconda - il nome del caso, la terza - il numero di pagine (indicato alla fine dell'anno in corso), la quarta - il periodo di conservazione stabilito da atti normativi normativi, le quinte note relative all'apertura della causa, all'inclusione nell'inventario a scopo di distruzione, ecc.
Il caso di conservazione a lungo termine e permanente incluso nella nomenclatura non dovrebbe superare le duecentocinquanta pagine. Se il numero di villaggi supera la norma, è consigliabile dividere il caso in due o più.
La nomenclatura compilata dei casi deve essere concordata con il dipartimento archivi e firmata dal capo dell'organizzazione.
