L'agenda è lo scheletro di una riunione o di una riunione. È in esso che vengono impostati i principali argomenti di discussione e le principali aree di discussione. Stabilisce l'ordine dell'incontro, focalizza l'attenzione dei partecipanti su una conversazione professionale, non permette che la discussione si trasformi in un caotico scambio di opinioni.
Istruzioni
Passo 1
Iniziare a preparare l'agenda non appena la direzione ha deciso la data e l'argomento della riunione. Subito dopo, sarà più facile per te formulare i suoi punti. Inoltre, avrai abbastanza tempo per correggere la prima opzione se il manager vuole modificare.
Passo 2
Evidenzia gli aspetti maggiori e minori dell'argomento della riunione. Non sovraccaricare l'agenda con piccoli problemi che possono essere risolti regolarmente. L'opzione migliore è includere 1-2 punti significativi, alla cui discussione è interessata la maggior parte del team, e lasciare il tempo per una pronta risoluzione delle questioni meno importanti, comprese quelle emerse durante l'incontro.
Passaggio 3
Formulare gli argomenti all'ordine del giorno. Evita frasi ambigue o ambigue. Rendi gli argomenti della tua agenda il più specifici possibile. Dopo averli letti, il partecipante alla riunione dovrebbe comprendere facilmente l'essenza del problema e lo scopo della sua discussione. In caso di difficoltà, chiedere aiuto a uno specialista che terrà un discorso programmatico su questo argomento.
Passaggio 4
Ogni articolo dovrebbe iniziare con la preposizione "circa" o "circa": "Su iniziativa del reparto vendite per tenere una giornata di pulizia" o "Sulla ridistribuzione delle funzioni tra il reparto marketing e il servizio stampa", ecc. Se viene messo in discussione un documento normativo, la clausola può suonare come segue: "Sull'approvazione dello statuto dell'impresa" o "Sulle modifiche alle descrizioni delle mansioni del personale della segreteria", ecc. Per domande informative che non richiedono discussione, fornire una spiegazione appropriata tra parentesi o separate da due punti. Ad esempio, "Sulle aree promettenti dell'editoria di libri: relazione del vicedirettore generale su un viaggio di lavoro al seminario".
Passaggio 5
Struttura la tua agenda. In pratica, ci sono due modi per organizzare le domande: dalla più importante alla meno importante e dalla minore alla significativa. Ogni opzione ha i suoi aspetti positivi. Nel primo caso, le questioni principali vengono esaminate all'inizio della riunione. I dipendenti sono più attivi, la stanchezza non li colpisce ancora. Ma la discussione sulla prima domanda potrebbe trascinarsi, non ci sarà più tempo per risolvere problemi minori, ma importanti. Se l'incontro inizia con punti meno importanti, i dipendenti si uniscono gradualmente al ritmo e quando viene annunciato il problema principale, sono completamente preparati per un dialogo costruttivo.
Passaggio 6
Stampa l'agenda in base ai requisiti d'ufficio della tua organizzazione. Oltre alle domande effettive per la discussione, indicare la data, l'ora, il luogo dell'incontro, i relatori principali, i partecipanti e gli esperti invitati. Approvare il documento con il capo dell'organizzazione. Allegherete successivamente l'ordine del giorno originale al verbale della riunione. Sulla base dell'agenda approvata, prepara una newsletter o annunci per i dipendenti.
