Per redigere un report corretto, è necessario definire chiaramente lo scopo del report e la sua forma. Il report viene compilato in più fasi, consentendo di evidenziare correttamente i punti chiave.
Necessario
Schema del rapporto, scopo del rapporto
Istruzioni
Passo 1
È necessario affrontare questo processo in modo responsabile, prestando particolare attenzione allo scopo del rapporto. Affinché la relazione sia redatta correttamente, prima di tutto è necessario rispondere alla domanda: "Perché la relazione viene compilata". Solo in questo caso prenderai in considerazione tutte le "insidie". Ci possono essere diverse risposte a questa domanda. Alcuni di essi sono: • Il rapporto dovrebbe informare o spiegare;
• Il rapporto è preparato per motivi di raccomandazione;
• La relazione dovrebbe motivare o persuadere;
• La relazione può continuare il dibattito o rafforzare il messaggio/discussione precedente;
• Il rapporto può essere parte di un'istruzione.
Passo 2
Tipo di rapporto commerciale Decidere il tipo di rapporto commerciale necessario in questo caso particolare. La relazione d'affari può essere presentata: • Per iscritto e oralmente;
• Formale e informale;
• In forma tradizionale e in forma originale;
• In un formato di una pagina e multi-volume, inoltre, il report può essere preparato internamente o può essere realizzato da consulenti esterni.
Passaggio 3
Composizione della relazione Frontespizio. Qui sono indicati il titolo della relazione, il nome completo e la posizione della persona a cui è destinata la relazione, il nome completo e la posizione della persona che ha preparato la relazione. In questa parte indicare lo scopo della segnalazione o la natura del problema riscontrato. Se intendi redigere una relazione lunga, l'introduzione può includere uno schema di relazione. In questa parte del rapporto, fornire tutte le informazioni pertinenti allo scopo del rapporto o al problema che necessita di copertura. Nella parte finale della relazione è necessario indicare le conclusioni tratte sulla base delle informazioni ricevute.
Passaggio 4
Formattazione del report Quando si formatta un report, è necessario utilizzare vari mezzi. Separare i paragrafi con spazi per rendere la lettura del documento molto più semplice. Dimensioni e tipo di carattere. Scegli un carattere ottimale per la lettura. I sottotitoli possono essere selezionati modificando la dimensione del carattere. Il corsivo, il grassetto, il sottolineato e i caratteri speciali evidenziano i punti chiave del report. Scomporre il testo pagina per pagina consente di focalizzare l'attenzione del lettore su punti importanti.
