Il galateo aziendale implica la corretta preparazione della corrispondenza scritta. E se i modelli e le intestazioni delle lettere commerciali sono redatti in modo abbastanza standard, non viene prestata sufficiente attenzione alle firme nella corrispondenza. Affinché il destinatario possa decifrare correttamente il tuo messaggio, la lettera commerciale ha valore legale, è necessario presentare correttamente e correttamente il funzionario alla fine della lettera commerciale.
Istruzioni
Passo 1
Le lettere ufficiali dovrebbero essere stampate su un modulo speciale che soddisfi lo standard. Nella parte superiore del foglio di carta dovrebbero esserci elementi permanenti: la carta intestata (nome completo e abbreviato della società mittente, indirizzo postale e legale, numero di telefono e fax, sito Web), quindi segue il testo principale, sotto - il firma del responsabile.
Passo 2
Il campo della firma si trova nell'angolo in basso a sinistra direttamente sotto il testo della lettera commerciale. Prima della riga per la firma, indicare il titolo della posizione della persona che firma la lettera e la trascrizione del nome completo. A causa del fatto che le lettere commerciali sono sempre redatte sulla carta intestata delle istituzioni, non indicare nella firma il nome dell'organizzazione stessa. Ad esempio: Direttore Generale della società radiotelevisiva, firma … A. P. Sidorov.
Passaggio 3
A volte è richiesto di apporre due o più firme sotto lettere commerciali se è richiesto di confermare la validità della prima firma o in documenti particolarmente importanti (le lettere su questioni finanziarie e creditizie devono essere certificate anche dalla firma del capo contabile del impresa). Appoggiare le firme rigorosamente una sotto l'altra nella sequenza che corrisponde all'anzianità della carica - dalla più alta alla più bassa, ad esempio: Direttore del Dipartimento, firma … P. V. Troparion
Capo contabile, firma … TS Sobanko.
Passaggio 4
Se la lettera deve essere firmata da più persone che ricoprono la stessa/uguale posizione, apporre le loro firme allo stesso livello, ad esempio: Capo del Dipartimento delle Finanze, firma… Ivanov, capo delle risorse umane, firma … K. O. Petrov.
Passaggio 5
Se, al momento della firma della lettera commerciale, non esiste un funzionario per la cui firma è stato preparato il posto sulla bozza del modulo, il documento ha il diritto di essere firmato dalla persona che funge da suo delegato. Indicare la posizione effettiva della persona la cui firma sarà nella lettera ("recitante" o "deputato") e il suo cognome. Non puoi firmare lettere commerciali usando la preposizione "per" o una barra davanti alla posizione.
Passaggio 6
Tutte le copie delle lettere commerciali, sia inviate che rimaste per l'archiviazione negli archivi delle organizzazioni, devono avere le firme originali di questi funzionari. La firma originale sul documento (e una lettera commerciale è un documento legale) è il modo principale per certificarlo. Se non c'è una sola firma su una lettera ufficiale, non ha valore legale.
