La corrispondenza commerciale è parte integrante di molti processi produttivi. Un posto significativo in esso è occupato dalle risposte agli appelli ufficiali di varie organizzazioni, comprese quelle di controllo. Per tali lettere è richiesto uno stile aziendale ufficiale, è abbastanza accettabile, inoltre, sono preferibili le svolte burocratiche. Non c'è posto per le emozioni in loro, anche se le affermazioni che l'appello che hai ricevuto è inappropriato.
Necessario
- - un computer;
- - Accesso a Internet o stampante;
- - carta intestata;
- - posta, corriere o visita di persona presso la sede del destinatario (non in tutti i casi);
- - il testo della lettera a cui stai rispondendo.
Istruzioni
Passo 1
Usa la carta intestata per scrivere la tua risposta. Non dimenticare di assegnare un numero di uscita alla lettera, registrarla in segreteria o in ufficio e inserire la data.
Passo 2
Indirizzare la risposta alla persona la cui firma è sotto la lettera. Solitamente rappresenta il titolo e il cognome con le iniziali. Prova a scoprire il suo nome e patronimico. Fallo usando Internet o una telefonata direttamente all'organizzazione da cui proviene la lettera. Di solito in fondo alla lettera ufficiale sono indicati il cognome dell'esecutore e il suo numero di telefono. Queste informazioni saranno utili per ulteriori interazioni, se necessario. Tuttavia, la risposta dovrebbe essere indirizzata al nome della persona la cui firma è sotto il ricorso che è arrivato a te. Le sue iniziali sono sufficienti nell'“intestazione” della risposta. Ma la lettera deve iniziare con un indirizzo per nome e patronimico: "Caro Ivan Ivanovich!"
Passaggio 3
All'inizio della tua risposta, indica i dati di output della lettera. Di solito, gli appelli ufficiali contengono un numero in uscita, la data è obbligatoria. La formulazione generalmente accettata della prima frase: "In risposta alla tua lettera (ricorso, richiesta di informazioni, reclamo, reclamo - a seconda della situazione) No. così e così da tale e tale numero, lo riteniamo necessario (opzione - noi può) segnalare quanto segue."
Passaggio 4
Quindi rispondi alle domande che sono contenute nella lettera nello stesso ordine in cui sono state date in essa.
Passaggio 5
Se, a tuo avviso, le pretese o le pretese avanzate nei tuoi confronti o nella tua organizzazione dall'autore della lettera sono illegittime, indica che non possono essere soddisfatte e spiegane il motivo, facendo riferimento a quanto previsto dalla normativa vigente, che, a tuo avviso, opinione, contraddizione.
Passaggio 6
Usa la frase "Saluti" alla fine della tua risposta. Dovrai farlo, anche se pensi che il destinatario non sia degno di rispetto. Tuttavia, non è necessario dimostrare questa opinione. Non dimenticare di inserire anche titolo, cognome e iniziali. Se stai inviando una risposta cartacea, inserisci la tua firma sotto di essa.
