Il segretario dell'ufficio svolge anche funzioni di dispacciamento. È attraverso di lui che vengono effettuati i contatti primari e le comunicazioni telefoniche ufficiali. La prima impressione della tua azienda che ottiene la persona che ti contatta dipende dalla competenza e professionalità con cui la segretaria comunica al telefono. Pertanto, per rispondere alle chiamate, la segretaria deve conoscere l'etichetta aziendale.
Istruzioni
Passo 1
Controlla sempre le tue emozioni e il tuo umore. Non importa quanto tu sia divertente o triste, quando rispondi al telefono, devi essere discreto e professionale. Il tuo tono dovrebbe essere uniforme, calmo e benevolo. Se hai fretta di avvicinarti e sei senza fiato, fai un paio di respiri profondi ed espirazioni prima di dire il saluto in modo che il tuo respiro sia normalizzato.
Passo 2
Quando si riceve una chiamata, avviare sempre prima la conversazione, senza attendere cosa ti dice l'altro capo del ricevitore. Questa dovrebbe essere un'introduzione e un saluto standard. Saluta e nomina l'azienda chiamata dal tuo interlocutore. Nel caso in cui non si sia presentato, chiedi scusa, chiedi con chi stai parlando.
Passaggio 3
Scopri le problematiche e le funzioni che vengono svolte dalle divisioni della tua azienda e vengono risolte da specialisti specifici al fine di inoltrare correttamente le chiamate in arrivo da clienti e clienti. Quando trasferisci una chiamata, comunica il nome e il cognome dello specialista con cui stai collegando il tuo interlocutore telefonico. Al dipendente a cui hai passato la chiamata, dì il nome del chiamante e la domanda su cui ha fatto domanda. Non dovresti assumere le funzioni di un consulente, anche se puoi farlo bene, lascia che la persona risolva i suoi problemi con quegli specialisti che sono autorizzati a farlo.
Passaggio 4
È possibile fornire informazioni di base se sorgono tali domande: nome completo della società, cognome, nome e patronimico del direttore, dei suoi vice e dei capi dipartimento, indirizzo dell'ufficio. Fare e concordare con il direttore un elenco separato di quelle persone per le quali sarà sempre libero.
Passaggio 5
Assicurati di tenere un registro delle chiamate. Annota tutto ciò che ti viene chiesto di trasmettere, non fare affidamento sulla memoria, per non dimenticare nulla di importante. Tutte le informazioni devono essere comunicate ai destinatari. Specificare il nome dell'azienda o il cognome e nome della persona che sta chiamando, annotare il numero di telefono che si può richiamare, la data e l'ora della chiamata.
