Nell'era della tecnologia informatica, i partner comunicano sempre più a distanza, preferendo non perdere tempo in incontri e trattative personali. Pertanto, non sorprende che la corrispondenza di lavoro sia di non poca importanza nella vita di un manager moderno. Mantenerlo a posto è il compito di ogni impiegato.
Istruzioni
Passo 1
Se al lavoro devi comunicare con clienti o fornitori, allora, ovviamente, devi spesso scrivere lettere formali. Non è così facile come sembra a prima vista: la corrispondenza commerciale è piena di molte insidie, che devono essere aggirate per mantenere la tua reputazione di partner competente. Se non è possibile seguire un corso nell'arte della corrispondenza commerciale, seguire le regole seguenti.
Passo 2
La lettera ufficiale deve essere registrata. Fallo prima di iniziare a compilarlo e inserisci il numero nell'apposito spazio (di solito nell'angolo in alto a sinistra, sotto il logo dell'azienda, se presente). Specificare il destinatario nell'angolo in alto a destra. Inizia con il titolo, quindi inserisci il cognome (o i cognomi se la lettera è destinata a più di una persona). Le posizioni devono essere elencate in ordine gerarchico, ad es. arriva prima, per esempio, il direttore, poi il suo vice, poi i capi dei servizi e dei reparti.
Sotto i nomi dei destinatari indicare il titolo e il nome del mittente. Non dimenticare: la preposizione "da" non viene utilizzata in questo caso; questo è uno degli errori più comuni! Successivamente, indicare l'oggetto della lettera e la data in cui è stata compilata. L'oggetto della lettera dovrebbe chiarire di cosa parlerà questo documento; dirlo in modo chiaro e chiaro.
Passaggio 3
Il testo della lettera inizia con un appello. Se è indirizzato a una persona, si rivolga per nome e patronimico o, in alternativa, per cognome: "Caro signor Ivanov". In nessun caso non consentire la familiarità nella lettera, anche se conosci personalmente il destinatario e hai una relazione "a gamba corta" con lui. Ricorda che questo è un documento ufficiale, deve essere archiviato in archivio e può essere utilizzato nel lavoro anche a distanza di anni.
Il testo della lettera stessa deve essere chiaro e comprensibile. Non diffondere "pensieri lungo l'albero", non riempire la lettera con dettagli inutili, non citare fatti noti. Niente è più fastidioso di una perdita di tempo a leggere un documento, il cui intero significato potrebbe essere racchiuso in 4 frasi, ma devi leggere 4 fogli. Formulate le vostre proposte in modo sintetico e comprensibile, se avete bisogno di spiegazioni mettetele sotto forma di allegato e allegate alla lettera.
