Le regole del galateo aziendale richiedono di non lasciare lettere senza risposta ricevute da colleghi e partner. Un ruolo speciale nella corrispondenza ufficiale spetta alla lettera di conferma. Questo documento fissa gli accordi preliminari, i fatti di ricezione e trasmissione di qualsiasi informazione, il desiderio di partecipare a un particolare evento, ecc. Ci sono frasi chiave ben consolidate per ogni tipo di lettera di conferma.
Istruzioni
Passo 1
Prepara un modulo A4 standard per scrivere una lettera di conferma. Nell'angolo in alto a sinistra, assicurati di inserire le informazioni sulla tua organizzazione: nome completo, indirizzo legale con codice postale, numeri di contatto, numero di registrazione dello stato principale (OGRN) e altre informazioni. In alto a destra, indicare i dati del destinatario: nome dell'organizzazione destinataria, posizione, cognome e iniziali della persona a cui è inviata la lettera di conferma, indirizzo postale completo.
Passo 2
Formula il titolo della tua email. Ciò renderà più facile per il destinatario identificarlo e semplificarne l'organizzazione negli archivi dell'organizzazione. Il titolo dovrebbe essere breve e informativo, ad esempio: "Al ricevimento di un contratto di fornitura da LLC" NNN "o" Alla conferma della partecipazione al seminario 02.02.2002 ". Digita l'intestazione a sinistra sotto i dettagli della tua organizzazione.
Passaggio 3
Allontana 2-3 righe dall'intestazione e digita un messaggio al destinatario. Usa il modulo standard di indirizzo ufficiale per i partner commerciali: "Caro Ivan Ivanovich!" o "Caro signor Ivanov!"
Passaggio 4
Nella parte principale della lettera di conferma, descrivi brevemente il fatto che la tua organizzazione ha ricevuto documenti, beni, servizi dal destinatario. La dicitura deve essere laconica e non superare 1-2 frasi: "AAA LLC conferma la ricezione di 2 (due) copie del contratto di fornitura del 02.12.2011 n. 34".
Passaggio 5
Se la lettera conferma gli accordi precedentemente raggiunti, è necessario descrivere brevemente la loro essenza. Ad esempio, ha avuto luogo una conversazione tra i direttori generali delle imprese, in cui hanno espresso l'intenzione di una cooperazione reciprocamente vantaggiosa, raggiunta durante le trattative del 29 gennaio 2010. Si prega di inviare i documenti necessari per concludere un accordo."
Passaggio 6
Termina la lettera di conferma con una frase che esprima gratitudine e speranza per una cooperazione a lungo termine. Se necessario, puoi anche richiedere ulteriori informazioni o documenti alla fine della lettera: "Confermiamo la nostra partecipazione al seminario sui problemi ambientali del 23 maggio 2008. Si prega di inviare il questionario del partecipante al nostro indirizzo".
Passaggio 7
Stampa la lettera in duplice copia e firma con il capo dell'organizzazione. Invierai una copia al destinatario per posta, la seconda - mettila nel tuo archivio per la conservazione.
