Una lettera di conferma è una dimostrazione di rispetto per un'organizzazione che ti ha contattato con un'offerta. Anche se rifiuti, confermare che la domanda non è stata ignorata ti darà l'opportunità di non offendere il tuo avversario e, se necessario, di tornare al dialogo più tardi.
Necessario
- - dati della tua azienda;
- - estremi dell'azienda del destinatario.
Istruzioni
Passo 1
Se stai scrivendo una lettera di conferma per conto di un'azienda o di un'organizzazione, fallo su carta intestata. L'intestazione del documento dovrebbe contenere il nome della tua azienda, il suo indirizzo legale, il numero di registrazione dello stato principale, il numero di contribuente individuale, i numeri di contatto, a volte sono indicati il sito Web e l'indirizzo e-mail della società. Tutte queste informazioni dovrebbero trovarsi nell'angolo in alto a sinistra di un foglio A4. Se la lettera è inviata da un privato, scrivi il tuo cognome, nome, patronimico, indirizzo di residenza permanente e informazioni di contatto.
Passo 2
Di fronte ai dati del mittente, a destra, scrivere i dati del destinatario: nome dell'organizzazione, indirizzo postale, posizione e cognome, nome, patronimico della persona alla quale deve essere consegnata personalmente questa lettera di conferma.
Passaggio 3
In basso a sinistra indicare la data di redazione del documento e il suo numero seriale di uscita. Quindi, nel mezzo, scrivi il nome della lettera, che dovrebbe riflettere la sua essenza e il contenuto della domanda. Ad esempio, "Conferma di ricezione di un invito a un seminario".
Passaggio 4
Quindi, scrivi il testo della lettera stessa. Dovrebbe essere conciso, specifico, senza parole ed emozioni inutili. Il tuo obiettivo è semplicemente quello di chiarire al destinatario che la sua proposta è accettata o semplicemente non ignorata. Non devi essere d'accordo con la proposta con la tua lettera, ma puoi mostrare attenzione e rispetto, anche se rifiuti qualcosa, la cosa più importante è il contraccolpo per mantenere la relazione. Puoi semplicemente confermare la ricezione di un invito a un evento o la ricezione di questa o quella informazione. Nel testo della lettera, rivolgersi al destinatario per nome e patronimico.
Passaggio 5
La lettera deve essere stampata in duplice copia e firmata dal responsabile dell'organizzazione o dal mittente, se ne ha il diritto. Una copia rimane con te, la seconda viene inviata al destinatario.
