I documenti in uscita sono lettere ufficiali che l'organizzazione invia a destinatari di terze parti (fornitori, consumatori, autorità di regolamentazione, ecc.) o colleghi di altre città. Di norma, due dipendenti condividono la responsabilità della gestione di questa corrispondenza: il compilatore e l'impiegato. Il primo è responsabile della preparazione e dell'accordo sul testo. Il secondo registra la lettera, invia l'originale a destinazione e conserva una copia di servizio.
Necessario
- - Modulo aziendale;
- - il computer su cui è installato l'editor di testo;
- - registro di registrazione della documentazione in uscita.
Istruzioni
Passo 1
Se sei un compilatore
Prepara una bozza di documento. Le lettere in uscita possono essere proattive e reattive. Nel primo caso, inizi (avvii) la corrispondenza con un'altra organizzazione o una persona specifica su qualsiasi questione ufficiale. La lettera di risposta deve contenere le informazioni corrispondenti alla richiesta ricevuta.
Passo 2
Stampa la lettera in duplice copia sulla carta intestata della tua organizzazione. Assicurati che la parte superiore del documento, la cosiddetta "intestazione", sia formattata correttamente. Oltre ai dati dell'azienda, che si trovano nel modulo a destra, include i dati del destinatario e l'intestazione della lettera.
Passaggio 3
Nell'angolo in alto a sinistra, digita il titolo, le iniziali e il cognome della persona a cui è destinato il documento, l'indirizzo di un'organizzazione o di una persona. La procedura per specificare le informazioni dovrebbe essere esattamente la stessa, ad esempio:
"Al direttore generale di LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Via Rabochaya, 37, ufficio quattordici, Saratov, 109235.
Passaggio 4
A destra, sotto i dettagli della tua organizzazione, inserisci il titolo della lettera. Dovrebbe essere breve, riflettendo chiaramente il contenuto del testo. Ad esempio: "Sulla conduzione di un'ispezione programmata delle condizioni igieniche di un edificio" o "Sulla fornitura di informazioni sulle case che necessitano di riparazioni importanti".
Passaggio 5
Inizia il testo principale rivolgendoti al destinatario e specificando il motivo per cui questa lettera gli viene inviata. Ad esempio: Caro Ivan Ivanovich! Vi informiamo di un sopralluogo programmato delle condizioni igienico-sanitarie dell'immobile locato il 14 gennaio 2011”.
Passaggio 6
Se sono presenti allegati al documento in uscita, elencali dopo il testo principale, ad esempio: “Allegato su 3 pagine. in 1 copia. In fondo all'ultima pagina del testo, dovrebbe essere indicato l'autore del documento. Di norma, l'autore della lettera digita il suo cognome, le iniziali e il telefono di lavoro più piccoli del carattere principale.
Passaggio 7
Controlla la lettera con i decisori della tua organizzazione in qualsiasi direzione. Ad esempio, i documenti che comportano l'esborso di fondi sono vidimati da un commercialista e le risposte a una richiesta dell'ufficio delle imposte sono firmate da un avvocato. I dipendenti dell'organizzazione che approvano la lettera mettono le loro firme personali con una trascrizione sulla seconda copia alla fine del testo, sotto il posto per il visto del capo. Dopo aver ricevuto le necessarie approvazioni, il documento in uscita viene firmato dal capo dell'organizzazione.
Passaggio 8
Presentare il documento concordato e firmato all'impiegato. Se vuoi conservare una copia, stampane una copia aggiuntiva. Chiedi all'impiegato di inserire un numero in uscita.
Passaggio 9
Se sei un impiegato
Accetta la lettera in uscita dal mittente. Verifica la disponibilità e la correttezza dei dati principali, visti di approvazione, informazioni sul creatore e la firma del gestore. Prestare attenzione alla presenza di allegati alla lettera.
Passaggio 10
Registrare le informazioni sul documento nel registro della posta in uscita. Se la tua organizzazione è passata alla gestione elettronica dei documenti, procedi secondo le istruzioni per la manutenzione del database. Non ci sono regole di registrazione rigide per un giornale di bordo cartaceo tradizionale. Tuttavia, in pratica, viene spesso utilizzata una tabella con le seguenti colonne:
- l'appuntamento;
- numero del documento in uscita;
- destinatario;
- riassunto (titolo);
- l'originatore del documento;
- Nota.
Passaggio 11
Il numero in uscita è formato come segue. Innanzitutto, specificare il numero di elenco delle scorte della cartella in cui sono archiviate le copie dei messaggi in uscita. Scrivi il numero di serie di una particolare lettera attraverso un trattino o una barra. Otterrai: "01-14-256" o "01-14 / 256", dove 01-14 è il numero del caso, 256 è il numero del documento.
Passaggio 12
Immettere il numero in uscita nell'apposita riga del modulo. Per una lettera di risposta, assicurati di indicare anche il numero del documento in entrata a cui è associata. Sigilla la prima copia della lettera (senza visti di approvazione) in una busta e inviala al destinatario. Archivia una copia del documento nella cartella file appropriata.
