Una lettera di servizio è un modo comune per informare terzi tramite posta. Viene utilizzato quando è necessaria una conferma scritta dell'avvenuto trasferimento di informazioni importanti al partner o quando è impossibile utilizzare altri tipi di comunicazione. Questo documento ha molte varietà, ma ci sono regole generali che devono essere prese in considerazione quando si prepara una lettera del genere.
Necessario
Carta intestata
Istruzioni
Passo 1
Per iniziare, procurati la carta intestata della tua organizzazione appositamente progettata per queste lettere. La sua principale differenza rispetto alla carta intestata standard è la presenza di dettagli postali insieme a dettagli bancari. Se questo non è il caso della tua azienda, prepara la tua versione. Posiziona qui il logo e indica il nome dell'organizzazione, le coordinate bancarie, l'indirizzo postale, i telefoni, il fax e l'e-mail per la comunicazione.
Passo 2
Nell'angolo in alto a destra, indicare il destinatario della lettera (nome della società, indirizzo postale, posizione, nome completo del capo). Se la lettera è indirizzata a più organizzazioni, i loro indirizzi vengono posti uno dopo l'altro, ma non più di quattro di fila e senza specificare i responsabili. Ora vai direttamente al testo della lettera, poiché questo documento non scrive il suo nome (a differenza di atti, promemoria, ecc.). Invece, puoi indicare brevemente l'oggetto della lettera, l'essenza del tuo ricorso: "riguardo al pagamento tardivo", "sulla modifica dei termini", ecc.
Passaggio 3
Il testo della lettera dovrebbe essere in stile business. Dichiara l'essenza il più brevemente e accuratamente possibile per evitare confusione quando trasmetti informazioni importanti. Una lettera dovrebbe affrontare un problema. Non cercare di risolvere tutti i problemi tra te e il tuo partner in una lettera. Ciascuno dovrebbe essere considerato separatamente, poiché potrebbero esserci esecutori diversi e, inoltre, questo può essere importante in caso di controversie che richiedono una decisione in tribunale. Di conseguenza, è meglio non visualizzare il volume della lettera oltre una pagina.
Passaggio 4
Infine, elenca eventuali documenti aggiuntivi nella sezione Appendici. Lascia un posto per la firma del manager e decifra la sua firma tra parentesi (cognome, iniziali). Assicurati di indicare il nome completo dell'esecutore e il numero di telefono dell'ufficio per la comunicazione. Firma il documento originale con il tuo supervisore e registra la lettera con il segretario dell'organizzazione come documento in uscita.
