Qualunque sia il tipo di attività che svolge l'organizzazione, nel corso della sua vita, crea volumi significativi di documentazione che devono essere conservati. Più grande è l'azienda e più ampio è l'ambito delle sue attività, maggiore è il volume dei documenti accumulati. Naturalmente, prima o poi sorge la questione dello smistamento e della distruzione della documentazione irrilevante. Resta da determinare cosa può essere distrutto e cosa deve ancora essere preservato.
Istruzioni
Passo 1
Al fine di sistematizzare la documentazione, per ogni documento ricevuto per la conservazione, è necessario determinare il periodo di conservazione, trascorso il quale il documento può essere distrutto senza rischi per l'organizzazione.
Utilizzare l'elenco approvato dei documenti per i quali il periodo di conservazione è stabilito da Rosaarchiv. Il documento principale che dovrebbe essere guidato quando si sistematizza questo tipo di documentazione è l'"Elenco dei documenti di gestione tipici generati nelle attività delle organizzazioni, che indicano il tempo di conservazione" (approvato da Rosarchiv il 06.10.2000)
Passo 2
Studia anche le liste di controllo dipartimentali a cui dovrai ricorrere se la tua organizzazione rientra nelle qualifiche dipartimentali (ad esempio, ci sono liste di controllo per dipartimenti militari, dipartimenti bancari, ecc.). Per le tipologie di organizzazioni più comuni sono stati formati anche elenchi di documentazione (ad esempio per le società di capitali).
Passaggio 3
Un certo numero di documenti è soggetto a conservazione in conformità con le loro specifiche, ad esempio, la documentazione fiscale deve essere conservata per un periodo di almeno 4 anni e i rendiconti finanziari - almeno 5 anni.
Passaggio 4
L'uso di elenchi è il modo più conveniente per organizzare i documenti, poiché esiste un periodo di conservazione chiaro per ogni tipo di documentazione. Tuttavia, non tutti i documenti possono essere classificati in elenchi. Per alcuni documenti, il periodo di conservazione dovrebbe essere stabilito dall'organizzazione stessa.
A tal fine, l'organizzazione, con apposito provvedimento, istituisce una commissione di esperti, che periodicamente esamina il valore dei documenti, determinando i periodi di conservazione e distruggendo i documenti per i quali il periodo di conservazione è scaduto o non è richiesto. È importante che la commissione includa persone in grado di calcolare la pertinenza del documento e i probabili rischi della sua perdita.
