Per un impiegato alle prime armi, la progettazione della corrispondenza in arrivo può essere una prova di forza. Tuttavia, non appena il processo viene suddiviso in passaggi semplici e comprensibili, diventa una parte poco appariscente della giornata lavorativa.
Istruzioni
Passo 1
Tutti i documenti ricevuti dall'organizzazione devono essere registrati lo stesso giorno, indipendentemente da come sono arrivati (via e-mail, corriere, fax, ecc.). Le e-mail devono essere stampate, i messaggi telefonici devono essere registrati.
Passo 2
La colonna n. 1 del giornale indica la data di ricezione di ciascun documento. Colonna n. 2 - il suo numero di registrazione. Il numero è assegnato in ordine di ricezione, con ogni anno solare che inizia con uno. Quindi ogni documento consegnato viene controllato: se è stato consegnato correttamente, se il pacco è integro. Se non è contrassegnato "di persona", la busta o il sacchetto vengono aperti e il contenuto viene controllato. Se c'è un inventario, lo controllano. Se mancano alcuni dei documenti specificati, è necessario redigere un atto appropriato e inserire una nota nel diario della corrispondenza in arrivo nella sezione "Note". Il numero di fogli con allegati è indicato nella colonna n. 3.
Passaggio 3
Il tipo di corrispondenza è inserito nella colonna n. 4. Può essere una richiesta, un rapporto di riconciliazione, una lettera, un certificato, un telegramma, una notifica, ecc. Le due colonne successive indicano il mittente e il numero in uscita della lettera.
Passaggio 4
Un riepilogo della spedizione deve essere indicato nella colonna n. 7. Ad esempio, "Sulla fornitura di un certificato sul debito di AA Ivanov. banca "o" Domanda di ricalcolo degli stipendi di VV Sidorova ".
Passaggio 5
Quindi la corrispondenza viene consegnata ai destinatari e, dopo aver ricevuto la delibera, viene inserita nella colonna n. 8, indicando nei successivi due esecutori e il termine per l'esecuzione dell'atto. Le Note indicano che il documento è stato eseguito e dove è archiviato.
