La decisione di ogni assemblea è giuridicamente vincolante solo se formalizzata nel verbale. I verbali delle riunioni dei genitori, delle assemblee dei proprietari di case o degli azionisti, ovviamente, differiscono nel contenuto, ma i requisiti per la forma sono sempre approssimativamente gli stessi.
Scrivi su una bozza
Non è sempre conveniente digitare su un computer durante una riunione, quindi i verbali possono essere scritti prima su una bozza. È possibile inserire alcune informazioni prima dell'inizio della riunione. Sopra scrivi la parola "Minuti", appena sotto - il nome della riunione e la data. Ancora più in basso a sinistra, scrivi la parola "Atteso". Se si prevede che una decisione venga presa da una maggioranza qualificata o semplice dell'elenco, indicare quante persone avrebbero dovuto essere presenti. Questo è importante, ad esempio, quando si tratta di una riunione di proprietari di case che devono decidere come gestire la casa, raccogliere denaro per grandi riparazioni, ecc. Scrivi la tua agenda qui sotto. Se intendi discutere di argomenti che ancora non conosci, aggiungi la voce "Varie". In alcuni casi, il limite di tempo dovrebbe essere specificato.
Dopo l'inizio della riunione
Annota quante persone sono presenti e quante dovrebbero essere. Sotto l'agenda, scrivi la parola "Ascoltato" e metti i due punti. Annotate le domande, i nomi dei relatori e una sintesi degli interventi, punto per punto. I relatori possono essere invitati a presentare i loro discorsi in anticipo. Registrare sui verbali le domande poste a ciascun relatore e le risposte. Per quanto riguarda le soluzioni, possono essere inserite dopo ogni domanda o come blocco unico in fondo al protocollo. Assicurati di indicare quante persone hanno votato "per", "contro", quante si sono astenute. Sotto le decisioni, scrivi i nomi del presidente e del segretario e metti la data. In alcuni casi è necessario indicare i nomi di tutti i membri del presidium.
Digita il testo sul computer
Quando si digita su un computer, la segretaria di solito modifica il testo. Prova a modificarlo in modo che non rompa il significato. Ciò è particolarmente vero per le decisioni. Non esiste un modulo uniforme per la registrazione dei protocolli, ma di solito si applicano le seguenti regole:
- il testo è digitato in dimensione 14 punti con intervalli di uno o uno e mezzo;
- allineamento del testo principale - su entrambi i lati;
- allineamento del titolo - centrato, numero di partecipanti - a destra;
- i paragrafi iniziano con una linea rossa.
Digita il testo, non dimenticare di lasciare spazio per le firme del presidente e del segretario, oltre a mettere le trascrizioni delle firme. Metti la data in fondo. Stampa il verbale e fallo firmare al presidente e al segretario. Ci sono casi in cui una riunione si tiene in contumacia. In questo caso, i testi dei discorsi non sono scritti. Il resto del protocollo è redatto allo stesso modo.
