Con l'avvento della gestione elettronica dei documenti nell'uso aziendale, l'abbreviazione EDS ha iniziato ad essere utilizzata nel linguaggio quotidiano, corrispondente al concetto di firma elettronica (e-sign). L'abbreviazione sta per "firma elettronica" e significa certificazione da parte di una determinata persona di un documento non manoscritto da lui eseguito, destinato ad essere inviato tramite canali di telecomunicazione e tramite servizi online sui portali delle amministrazioni pubbliche.
Una firma elettronica è progettata per proteggere dalla contraffazione un documento elettronico archiviato in forma digitale o trasmesso attraverso vari media. Secondo la legge federale n. 63 "Sulla firma elettronica", un documento certificato da una firma elettronica è equivalente a un documento simile su carta, sigillato con una firma autografa.
Una persona ha bisogno di una firma elettronica per confermare la riservatezza e l'integrità dei documenti virtuali che sono archiviati sul suo personal computer (testi, disegni, sviluppi) o inviati via Internet a un determinato dipartimento (lettere, dichiarazioni, notifiche, contratti). ES garantisce la protezione delle informazioni personali da terzi e identifica il suo titolare che invia o riceve un documento virtuale. La firma elettronica è un attributo dello scambio di informazioni in formato elettronico.
Come mettere un ES su un documento
Dopo aver installato la firma elettronica su un personal computer, è necessario configurare l'apposizione di una firma elettronica sui file da inviare. Molto spesso, è necessario firmare documenti in formato pdf o word.
La firma di un documento di testo dipende dal programma in cui viene generato. Nell'applicazione Open Office, sulla barra degli strumenti, nella scheda File, viene immediatamente fornita la sezione Firme digitali. Se il testo è formato in Word 2010, quindi nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su "File" e trova la scritta "Informazioni". Inoltre, nella sezione "Proteggi documento" in fondo, seleziona il pulsante che ti consente di inserire una firma elettronica. In Microsoft Word 2007, una sezione speciale con firma elettronica si aprirà se vai su Office (il pulsante nell'angolo in alto a sinistra), quindi Prepara. In Word 2003, devi andare a uno strumento come "Strumenti", quindi "Opzioni". Quindi, nella scheda "Sicurezza", seleziona "Firme digitali".
Quando si certifica un documento elettronico in formato pdf, l'algoritmo delle azioni è il seguente. Nel programma Adobe Acrobat Reader sulla barra delle applicazioni è necessario accedere alla sezione "Modifica", la scheda "Preferenze". Da "Categoria" vai su "Firme digitali" e seleziona la tua firma elettronica.
Dove richiedere la registrazione della firma elettronica
Le Autorità di Certificazione (CA) hanno il diritto di rilasciare chiavi e certificati di firma elettronica. I loro poteri sono confermati dall'accreditamento del Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa della Russia. Il registro di tali organizzazioni è pubblicato sul sito web del dipartimento e sul portale EGPU. Esistono diversi modi per ottenere ES tramite il centro di certificazione:
- contattare di persona la CA prescelta o l'ufficio del suo rappresentante autorizzato. Dopo aver presentato il passaporto, il numero TIN e SNILS, è necessario compilare una domanda per ottenere una firma elettronica;
- presentare una domanda elettronica sul sito web del centro di certificazione. Il responsabile della CA elaborerà la richiesta e invierà le istruzioni necessarie all'e-mail da te specificata;
- è più difficile e più lungo (ma è possibile) rilasciare una firma elettronica attraverso un'applicazione dal portale per il rilascio della firma elettronica avanzata tramite l'ufficio postale.
L'ottenimento di una semplice firma elettronica (PES) per un individuo presso la CA richiede solitamente un giorno lavorativo. Ci vorranno diversi giorni per emettere una firma avanzata (UNEP), che viene emessa su un dispositivo di archiviazione elettronico (USB-flash, eToken, ecc.).
È possibile utilizzare i servizi dell'MFC. Questo è conveniente perché i centri forniscono servizi pubblici su base extraterritoriale. L'indirizzo di registrazione del richiedente non ha importanza e puoi contattare l'ufficio Documenti non solo nel tuo luogo di residenza. Puoi ottenere una semplice chiave di firma elettronica e confermare l'account di un cittadino nel sistema di identificazione e autenticazione unificato gratuitamente presso qualsiasi filiale MFC in tutta la Russia il giorno del contatto. E il processo di rilascio di una chiave ES rafforzata può richiedere fino a sette giorni lavorativi dalla data di presentazione della domanda, poiché il termine per la fornitura di questo servizio è fissato dal centro di certificazione. La chiave di crittografia sul dispositivo di archiviazione rimovibile viene ottenuta dall'MFC. Oppure lo registrano autonomamente su qualsiasi supporto dati (hard disk, flash USB, UEC, smart card) dopo aver ricevuto un file contenente un CEP via e-mail.
Se un cittadino necessita di una semplice firma elettronica, il modo più semplice per rilasciarla è presentando una domanda online sul portale dei servizi pubblici. In questo caso, sei libero di determinare il metodo di conferma della tua scelta - tramite Russian Post o tramite MFC.
Il tipo di firma elettronica che un individuo intende ricevere dipende dallo scopo per il quale verrà utilizzato l'ES. Se hai bisogno della conferma non solo della paternità, ma anche della protezione dalle modifiche al documento, avrai bisogno di una firma elettronica avanzata. Non puoi farne a meno, ad esempio, quando un individuo crea un account personale di un contribuente senza utilizzare una carta di registrazione del Servizio fiscale federale. Quando è richiesta solo la conferma dell'identità del titolare, è sufficiente una semplice firma elettronica. Con decreto del governo della Federazione Russa n. 996 del 30.08.2018, i cittadini possono utilizzare una semplice firma elettronica per lavorare con il portale dei servizi pubblici.
