La corrispondenza commerciale ha caratteristiche che la distinguono dai messaggi privati. Lo stile ufficiale della comunicazione, l'indirizzamento per nome e patronimico, il rispetto delle regole di ortografia e punteggiatura sono alla base di una corretta lettera commerciale.
Istruzioni
Passo 1
È meglio iniziare la lettera con le parole "Caro (s) …". Se hai bisogno di contattare una persona di grado più alto, assicurati di farlo per nome e patronimico. Comunicando facilmente nella vita, è necessario mantenere un tono ufficiale nella corrispondenza commerciale. Se improvvisamente le lettere arrivano all'amministratore delegato, sarà spiacevolmente sorpreso di vedere un saluto come "Ehi, fratello".
Passo 2
Quando ti rivolgi a una persona, scrivi con la lettera maiuscola: tu, tu, tuo, tu, ecc. I riferimenti multipli sono sempre minuscoli.
Passaggio 3
Il tono della lettera dovrebbe essere serio e discreto. Non approfondire una descrizione dettagliata dei flussi di lavoro, scrivi al punto. Non sottrarre tempo prezioso all'interlocutore raccontando i dettagli di cui non ha bisogno.
Passaggio 4
Usa caratteri standard e nero durante la scrittura. Il testo color arcobaleno non è facile da leggere. Se vuoi evidenziare qualche frase, scrivi davanti ad essa "Richiamo la tua attenzione che…".
Passaggio 5
Non usare le emoticon. Sono rilevanti solo nella corrispondenza amichevole. Per lei, è meglio lasciare un tono umoristico ed espressioni gergali ("sapone" - e-mail, "programmatore" - un programmatore, ecc.)
Passaggio 6
Inizia la tua lettera affermando l'essenza del problema. Solo allora fai tutte le tue domande.
Passaggio 7
Cerca di inserire un foglio A4 1/3 con il dodicesimo carattere. Le lettere voluminose sono difficili da leggere. Spesso non vengono letti fino alla fine o vengono saltati interi paragrafi. Se hai bisogno di scrivere molto, suddividi le informazioni in più messaggi.
Passaggio 8
Miglior finale per una lettera commerciale "Cordiali saluti, nome e cognome". Se comunichi via e-mail, assicurati di scrivere una firma che accompagnerà tutte le lettere. Ci dovrebbe essere:
- cognome, nome, se necessario - patronimico;
- posizione;
- Nome della ditta;
- l'indirizzo;
- telefono;
- informazioni aggiuntive - slogan, desiderio, ecc., se previsto dallo stile aziendale.
Passaggio 9
Controlla la punteggiatura e l'ortografia. Se non sei sicuro delle virgole, costruisci la frase in modo diverso o dividila in due. È meglio sostituire una parola sospetta con un sinonimo.
