Il trasferimento di qualsiasi documento all'archivio è regolato dalla legge federale n. 125-F3 "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa". I documenti devono essere preparati, descritti, archiviati e numerati. Questo deve essere fatto entro 12 mesi dalla data di chiusura del caso.
Necessario
- - cartella;
- - raccoglitore;
- - una matita semplice;
- - inventario documentario;
- - trasferire l'inventario.
Istruzioni
Passo 1
Per trasferire i documenti nell'archivio, disporli in ordine. L'ordine di nidificazione deve essere in ordine cronologico. Ad esempio, se si sta rinviando a un procedimento penale, la prima pagina sarà una copia dell'ingiunzione del tribunale, la seconda sarà la decisione preliminare e la successiva sarà l'istruttoria del caso, a partire dal suo completamento. Se trasferisci documenti dal dipartimento del personale all'archivio, il primo foglio è una domanda di licenziamento, il secondo è un ordine di licenziamento, il terzo sono tutti i documenti in ordine per data dalla fine.
Passo 2
Numera tutti i fogli a partire dal numero uno nell'ordine del layout. Esegui la numerazione con una matita semplice, ma chiara. Fai un inventario dei documenti, alla fine scrivi quanti numeri e pagine hai, metti la tua firma, la data di compilazione dell'inventario, il sigillo dell'organizzazione, la firma del capo.
Passaggio 3
Fissare tutti i fogli con un raccoglitore, allegare un inventario in cima. Sulla cartella, inserisci il codice della lettera accanto al cognome del cittadino con cui trasferisci il caso e l'anno del trasferimento dei documenti all'archivio. L'anno dovrebbe essere lo stesso in cui si è conclusa la causa.
Passaggio 4
Crea una cartella separata per ogni caso, oppure metti tutti i casi in un anno in un'unica grande cartella e fai un'iscrizione generale sul codice e sul codice della lettera, cioè solo i casi di quei cittadini il cui cognome inizia con la stessa lettera possono essere messo in una cartella. Ma se stai completando un numero di documenti in una cartella di grandi dimensioni, il numero di fogli comuni non deve essere superiore a 250.
Passaggio 5
Prima di trasferire i casi in archivio, redigere un inventario dei trasferimenti. La prima colonna dell'inventario è destinata all'inserimento dei numeri di serie di tutti i casi, la seconda agli indici sulla nomenclatura. Nella terza colonna inserire il nome di tutte le intestazioni, nella quarta - la data di trasferimento, nella quinta - il numero di fogli, nella sesta - i periodi di conservazione stabiliti per il caso in archivio, nella settima colonna, inserire tutte le aggiunte e le note. Molto spesso, la settima colonna viene compilata se, per qualche motivo, mancano dei fogli nei documenti o se li hai inseriti immediatamente in modo errato nell'inventario documentale e hai apportato modifiche.
