La registrazione dei documenti per la presentazione all'archivio viene effettuata dopo la fine dell'anno. Pertanto, i documenti vengono preparati per l'archiviazione in relazione alle regole stabilite. A seconda del tempo di conservazione, nonché del valore dei documenti, le pratiche vengono completate per intero o secondo un sistema semplificato.
Istruzioni
Passo 1
Fare un elenco di casi per documenti di custodia temporanea (fino a 10 anni inclusi). Verificare la correttezza della formazione del caso (se ci sono documenti con un periodo di conservazione permanente). Lasciare le valigie nelle cartelle, vanno sistematizzate secondo la nomenclatura delle valigie e non hanno bisogno di essere numerate. I casi vengono consegnati all'archivio secondo la nomenclatura dei casi.
Passo 2
Per i casi di conservazione a lungo termine (oltre 10 anni), si effettua quanto segue:
1. Rilegatura della custodia (rilegata in una cartella rigida o copertina con filo forte in quattro fori o può essere rilegata).
2. Numerazione dei fogli (eseguita con una matita di grafite nera nell'angolo in alto a destra, senza toccare il testo del documento).
3. Stesura di una iscrizione di certificazione (indicare quanti fogli sono orlati, se ci sono danni, firma e data).
4. Redazione di un inventario interno dei documenti (per cause con documenti di particolare valore, casi personali, giudiziari e investigativi, ecc.). Alla fine dell'inventario, indicare il numero di documenti nel caso e il numero di fogli dell'inventario.
5. Registrazione di tutti i dettagli della copertina del caso (nome dell'istituzione, unità strutturale, indice clericale del caso, titolo del caso, durata del caso.
Passaggio 3
Fare un inventario per i documenti di conservazione permanente oa lungo termine. Dovrebbe includere il numero del singolo caso, nonché rivelarne il contenuto e la composizione nell'intestazione del caso. L'inventario deve indicare anche il periodo di conservazione del caso. Indicare il numero di casi e il numero del primo e dell'ultimo caso, firma e data. Viene redatto un inventario separato per i casi del personale.
Passaggio 4
Invia i file preparati all'archivio. L'archivista in vostra presenza controllerà il numero di casi secondo la nomenclatura o l'inventario, effettuerà un'iscrizione di conferma, segnerà i numeri dei casi mancanti, fisserà la data di accettazione e trasferimento dei casi. L'inventario è confermato dalle firme delle persone che hanno effettuato il trasferimento e l'accettazione dei casi.
