La corretta conservazione dei documenti è un elemento importante del lavoro d'ufficio. Prima di inviare i documenti all'archivio, devono essere flashati. Per fare ciò, dovresti conoscere le regole di base per l'archiviazione dei casi.
È necessario
- - punteruolo;
- - ago;
- - filo duro;
- - colla.
Istruzioni
Passo 1
Numera tutti i fogli con una matita nera. Il numero è posizionato nell'angolo in alto a destra. Metti i documenti in ordine cronologico, iniziando dal più vecchio. Se sono presenti buste con documenti allegati, è necessario numerare la busta e quindi ciascun documento al suo interno.
Passo 2
Rimuovere tutte le graffette e le altre parti metalliche. Se il tuo documento non ha un margine di archiviazione, incollaci sopra un pezzo di carta. Preparare tutte le carte per la cucitura basando le quattro forature e inserendole nella copertina di cartone.
Passaggio 3
I fasci di documenti devono essere fissati con un morsetto, forati con un punteruolo o forati con un dispositivo speciale per la cucitura dei documenti. Senza rimuovere i morsetti, cuci i fogli con un ago lungo usando filo grosso, spago o nastro adesivo.
Passaggio 4
Per una corretta cucitura è necessario far passare l'ago dal rovescio nel foro che è il secondo di fila, far passare l'ago lungo il rovescio e tornare di nuovo nel secondo foro. Successivamente, l'ago deve essere portato fuori sul lato anteriore e il secondo foro deve essere cucito, ma già dall'alto. Il filo viene estratto dal retro e le sue due estremità sono fissate in modo che le code del filo possano essere sigillate con carta (carta da lucido).
Passaggio 5
Il sigillo dell'organizzazione viene messo sulla carta incollata ai fili e anche i funzionari (direttore, capo contabile) firmano. Sulla copertina di cartone è incollato un inventario di documenti, che vengono archiviati in un pacco. Dovrebbe indicare il nome dell'organizzazione e la sua unità strutturale, inserire la data, indicare il periodo di conservazione dei documenti e il codice di archiviazione, se adottato nella tua organizzazione.
