Un'area enorme e separata di lavoro d'archivio è considerata quella domanda che riguarda la preparazione dei documenti per la loro consegna all'archivio dell'organizzazione. Ecco perché meritano una seria attenzione, poiché durante questa fase di lavoro con i documenti, vengono spesso commessi vari errori metodologici e pratici, che in futuro potrebbero causare conseguenze negative nel lavoro dell'archivio.
Istruzioni
Passo 1
Tutto il lavoro relativo al trasferimento dei documenti all'archivio, compresi i documenti del personale, è solitamente suddiviso nelle seguenti fasi: - prima di tutto, è necessario eseguire la formazione dei documenti nella produzione corrente e dopo il suo completamento;
- dopo la formazione delle cause, devono essere redatte secondo tutte le regole stabilite;
- quindi condurre un esame di valore e prepararsi per l'archiviazione;
- condurre un inventario di tutti i documenti trasferiti all'archivio dell'organizzazione;
- nell'ultima fase, trasferire i documenti ufficiali nell'archivio dell'organizzazione.
Passo 2
Innanzitutto, dovresti eseguire la corretta formazione dei documenti relativi al personale in determinati complessi, cioè nei casi. In apposite cartelle, tali atti ufficiali dovrebbero essere formati come ordini per vari aspetti dell'attività dei dipendenti dell'azienda, per il personale, che ha tempi diversi assegnati per la loro conservazione. Questa fase deve essere eseguita, perché una parte degli ordini che riguardano il personale è dedicata esclusivamente a questioni valide che riguardano il luogo di lavoro, nonché i bonus ai dipendenti e il passaggio a una posizione di lavoro. Questo tipo di carta deve essere conservato nell'archivio dell'impresa per almeno settantacinque anni. Allo stesso tempo, la maggior parte degli ordini che riguardano la composizione del personale, riflettono le questioni operative dei dipendenti dell'azienda: ordini per viaggi di lavoro, in servizio, vacanze e così via. Tali documenti dovrebbero essere conservati per cinque anni. Per la comodità di utilizzare il lavoro di ricerca e facilitazione in vari casi, dovrebbero essere formati documenti di un periodo di cinque anni e di un periodo di settantacinque anni.
Passaggio 3
È necessario formare correttamente i conti personali dei dipendenti dell'impresa e di tutti i dipendenti, che si riferiscono ai dati sui salari rigorosamente in ordine alfabetico. Tutti i documenti nelle cartelle personali devono essere disposti solo in ordine cronologico in base alla data di ricezione. È inoltre necessario che tutte le carte presenti nella cartella redigano un inventario d'archivio, che contenga dettagli quali: - il nome della carta;
- numero di serie della carta inclusa nell'inventario;
- il numero di fogli nel documento;
- data e numero del documento (se necessario);
- una registrazione riepilogativa del numero di fogli inseriti nel fascicolo personale;
- Nota.
