La documentazione importante - contratti, fatture, atti - deve essere conservata in azienda per lungo tempo. Per alcuni titoli, questo periodo è di cinque o addirittura dieci anni. Per evitare che i documenti vengano stropicciati o persi, devono essere archiviati e archiviati correttamente.
Necessario
- - cartelle - raccoglitore;
- - cartelle trasparenti - tasche.
Istruzioni
Passo 1
Per archiviare un contratto, attendere che venga firmato da tutte le parti interessate. Ottieni le firme dai CEO di entrambe le parti e apponi i loro sigilli. Quindi fai delle copie del documento e distribuiscile a tutte le persone coinvolte.
Passo 2
Dai un numero al contratto. Deve contenere numeri e lettere. Ad esempio, 123-AB. Inserisci il numero di firma del documento.
Passaggio 3
Crea un registro del contratto. Inserisci lì il numero del documento, la data della firma e l'entità legale a cui appartiene. I numeri devono andare in ordine, uno dopo l'altro, a seconda di quando è stato firmato il contratto.
Passaggio 4
Se nella società sono presenti più persone giuridiche, ogni giornale di registrazione contratti deve avere il proprio. Questo eviterà confusione.
Passaggio 5
Metti il contratto in un file separato. Se ci sono più contratti, metti tutto in una tasca. In questo modo sarà più facile confrontare i documenti e trovarli se necessario.
Passaggio 6
Inserire il file nel raccoglitore e fissarlo con gli appositi supporti. Non riempirlo strettamente, i documenti saranno spiegazzati. Scrivi sul dorso della cartella la persona giuridica, i cui documenti sono archiviati in essa, nonché l'anno in cui sono stati firmati.
Passaggio 7
Dopo la scadenza di tre anni, le cartelle con i contratti possono essere inviate al magazzino. Piegali in scatole di cartone e riponili in un luogo non accessibile all'umidità. Sulla confezione indicare anche la persona giuridica a cui si riferiscono i documenti e l'anno in cui sono stati firmati i contratti.
Passaggio 8
Fatture e atti sono archiviati allo stesso modo dei contratti. Ma, invece di un registro cartaceo dei documenti, è meglio averne uno elettronico. Ad esempio, nel programma "1C: Contabilità". Puoi scaricarlo gratuitamente qui: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Ciò ti consentirà non solo di tenere registri di tutti i titoli, ma anche di eseguire varie operazioni con essi: stampare copie aggiuntive, correggere errori, ecc.
