Ai sensi dell'articolo 17 della legge federale 125-F3, i fascicoli dei dipendenti in pensione sono soggetti a trasferimento nell'archivio. Prima di presentare i documenti, questi devono essere archiviati, numerati, inventariati e decorati con una copertina. Questa operazione deve essere eseguita da un funzionario del personale autorizzato.
Necessario
- - cartella;
- - tutti i documenti;
- - matita;
- - inventario;
- - lista di consegna.
Istruzioni
Passo 1
Per trasferire il caso di un dipendente dimesso nell'archivio, disporre i documenti in ordine cronologico inverso. Ciò significa che quando eri impiegato, creavi un fascicolo personale, il cui primo foglio era una domanda di lavoro. Al momento del trasferimento del caso in archivio, il primo foglio sarà una lettera di dimissioni.
Passo 2
Quando si archivia il fascicolo personale di un dipendente, allo stesso tempo redige un inventario dei documenti da archiviare. In un file personale per il trasferimento all'archivio, archivia tutti i documenti disponibili: un questionario o curriculum, copie di documenti di istruzione, copie di ordini di assunzione, licenziamento e altri ordini emessi nel corso del lavoro del dipendente. Questi possono essere ordini per aumentare o diminuire i salari, trasferire, svolgere compiti aggiuntivi, ecc. Allega anche tutti i certificati che il dipendente abbia mai presentato alla tua organizzazione, una copia del contratto di lavoro, accordi aggiuntivi, regolamenti relativi al lavoro del dipendente.
Passaggio 3
Archivia il file in una cartella con un raccoglitore, numera tutti i fogli nell'angolo in alto a destra. Questo deve essere fatto con una matita semplice. In alto, archivia l'inventario, firma la cartella, metti il codice della lettera sulla lettera iniziale del cognome del dipendente, nonché sulla copertina della cartella in grandi numeri l'anno di licenziamento dalla tua azienda.
Passaggio 4
È possibile tenere traccia dell'anno di licenziamento per un dipendente o per più dipendenti che hanno smesso in un anno. Se stai contabilizzando più dipendenti, metti tutti i file personali in una cartella comune e firma l'anno di licenziamento sulla copertina. È possibile memorizzare un massimo di 250 fogli in una cartella. Forma ogni caso complesso non solo per l'anno di licenziamento, ma anche per l'alfabeto dei cognomi.
Passaggio 5
Al momento del trasferimento di tutti i casi in archivio, redigere una distinta di consegna. Nella prima colonna indicare i numeri ordinali dei casi, nella seconda gli indici di tutti i casi secondo la nomenclatura. La terza colonna è compilata dal nome delle intestazioni, la quarta - dalle date, la quinta - dal numero di fogli, la sesta - dalla durata, la settima colonna è possibile compilare se ci sono note o aggiunte.
