Nel corso delle sue attività di produzione, qualsiasi impresa crea molti documenti che devono essere archiviati per alcuni, e talvolta per un tempo piuttosto lungo. È per questo che è necessaria l'organizzazione dell'archivio.
Istruzioni
Passo 1
Creare le condizioni necessarie per l'archiviazione dei documenti nell'archivio. Innanzitutto, la stanza deve essere protetta dall'influenza diretta della luce solare, il livello di umidità dell'aria non deve superare il livello consentito e anche l'accesso alle persone non autorizzate deve essere chiuso.
Passo 2
Si noti che in base ai requisiti per i locali dell'archivio, il suo posizionamento non è consentito in edifici in legno, edifici fatiscenti, edifici con fondamenta umide, solai o scantinati. Allo stesso tempo, i locali destinati alla conservazione di vari documenti d'archivio nell'edificio adattato dovrebbero essere isolati dal resto dei locali che si trovano in questo edificio. Inoltre, non è consentito posizionare l'archivio nei locali dell'edificio, che sono occupati da servizi di ristorazione pubblica, organizzazioni che immagazzinano sostanze chimiche o pericolose per l'incendio, magazzini alimentari.
Passaggio 3
Individua l'archivio dell'organizzazione in un edificio adattato o costruito appositamente per archiviare i documenti. La stanza deve essere rimossa da oggetti pericolosi in conformità con la sicurezza antincendio. Questi, ad esempio, includono parcheggi, distributori di benzina, garage. Inoltre, non dovrebbero esserci oggetti che inquinano l'aria vicino ai locali dell'archivio dell'impresa.
Passaggio 4
Quando si sceglie una stanza adatta per organizzare un archivio, tenere in considerazione che sono necessarie diverse stanze separate per il normale funzionamento dell'archivio: archiviazione dell'archivio; stanza per la ricezione dei documenti; locali per l'utilizzo dei documenti archiviati; sala di lavoro per gli addetti all'archivio.
Passaggio 5
Spostare l'archivio lontano da laboratori, locali domestici e industriali. Allo stesso tempo, prestare attenzione che non abbia con loro condotti di ventilazione comuni e sia separato dai locali adiacenti utilizzando pareti e soffitti resistenti al fuoco con un limite di resistenza al fuoco di almeno due ore. Inoltre, nella stanza dell'archivio, è esclusa la posa di condotte fognarie e di approvvigionamento idrico.
Passaggio 6
Redigere per l'organizzazione dell'archiviazione "Regolamento sull'archiviazione dei documenti" e approvarlo con il capo. Inoltre, per ordine del capo, dovrebbe essere nominata una persona che sarà responsabile dell'archivio. Inoltre, viene creata una speciale commissione di esperti, che condurrà periodicamente un esame dei documenti per il rispetto dei loro periodi di conservazione.
