Il lavoro d'ufficio correttamente organizzato è una delle componenti del lavoro di successo di qualsiasi (anche piccola) impresa. Infatti, la prima impressione dei partner commerciali dipende da come vengono redatti i documenti principali (ordini, istruzioni, lettere, ecc.). È anche importante la velocità con cui passano i flussi di documentazione in entrata, in uscita e interna.
Istruzioni
Passo 1
Un dipendente specifico dovrebbe essere responsabile del flusso di lavoro dell'azienda. Se l'impresa non è molto grande, è una segretaria, una segretaria assistente. Se l'organizzazione comprende più di una suddivisione (soprattutto se hanno diverse sedi territoriali), viene organizzato un servizio di istituzione educativa prescolare (supporto documentale di gestione).
Sono quelli che sviluppano le istruzioni dell'azienda per il lavoro d'ufficio, le rivedono e apportano modifiche. Quando si prepara il documento, è possibile prendere come base le "Regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali".
Passo 2
Questa è una tappa importante, cruciale, perché dopo l'approvazione delle istruzioni per il lavoro d'ufficio, i documenti nell'impresa devono corrispondere a un certo stile:
- posizione dei dettagli (longitudinale, angolare);
- carattere aziendale;
- formato (formato carta, rientri).
Oltre ai moduli campione dell'impresa, le istruzioni dovrebbero riflettere questioni quali l'organizzazione della registrazione dei documenti in entrata / uscita; organizzazione del controllo sull'esecuzione degli atti e delle decisioni assunte; preparazione e trasferimento di documenti all'archivio, ecc.
Passaggio 3
La formazione di cartelle in cui sono archiviati documenti di un determinato argomento dovrebbe essere effettuata secondo la nomenclatura dei casi. È sviluppato dal responsabile della tenuta dei registri, sulla base dell'"Elenco dei documenti gestionali standard generati nelle attività dell'organizzazione, con indicazione del tempo di conservazione".
Passaggio 4
A causa del fatto che il lavoro sullo sviluppo della nomenclatura dei casi è voluminoso, richiede una conoscenza approfondita, è più corretto organizzare il lavoro su di esso con il coinvolgimento di rappresentanti dei singoli servizi e dipartimenti. Elaborano elenchi di casi (indicando anche i periodi di conservazione), che si formano nel servizio o nel dipartimento, e l'istituto di istruzione prescolare fa una nomenclatura riassuntiva dei casi per l'impresa.
Passaggio 5
Per facilitare il lavoro con i documenti, un numero crescente di imprese utilizza un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS). È possibile scegliere un EDMS efficiente per qualsiasi impresa (con il numero di dipendenti 7 o 2000). I più efficienti in termini di rapporto qualità / prezzo oggi sono sistemi come "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Ma anche se la tua azienda non è ancora in grado di acquistare un EDMS, i programmi standard di Microsoft Office verranno in tuo soccorso. Utilizzando i soliti mezzi di Word, Excel, PowerPoint, è del tutto possibile organizzare la progettazione dei documenti in conformità con i requisiti dell'identità aziendale, impostare il flusso di documenti elettronici.
