I file personali di tutti i dipendenti in pensione e pensionati devono essere inviati all'archivio per la conservazione (articolo 17 della legge federale n. 125-F3). Un dipendente del dipartimento del personale è obbligato a preparare cartelle con documenti e trasferirle di mano in mano a un dipendente autorizzato dell'archivio.
Necessario
- - cartelle;
- - raccoglitore;
- - matita;
- - inventario;
- - trasferire inventario.
Istruzioni
Passo 1
Prima di inviare i file personali all'archivio, preparare con cura tutti i documenti disponibili rimasti nel dipartimento del personale dopo il licenziamento dei dipendenti. La normativa stabilisce alcune scadenze entro le quali è necessario avere tempo per trasferire i fascicoli personali dei dipendenti per la conservazione archivistica. Non devono superare i 12 mesi successivi al licenziamento.
Passo 2
Disporre ogni file personale in ordine cronologico inverso. Se durante l'impiego la prima pagina era una domanda scritta da un dipendente per un lavoro, nei documenti d'archivio la prima pagina sarà una lettera di dimissioni.
Passaggio 3
Tutti i fogli piegati nel giusto ordine, file con un raccoglitore, numero in ordine. Fai un inventario su un foglio separato. Inserisci tutte le pagine rilegate del tuo file personale sotto il numero di serie.
Passaggio 4
Allega l'inventario nella parte superiore di tutte le pagine. Se stai compilando un file personale per ciascun dipendente separatamente, inseriscilo in una cartella di cartone, scrivi in stampatello grande la prima lettera del cognome del dipendente e l'anno di licenziamento.
Passaggio 5
Quando si trasferiscono casi nell'archivio, è consentito inserire più casi di dipendenti in pensione in una cartella, ma il numero di fogli in esso contenuti non deve superare 250. In una cartella, inserire i casi di dipendenti in pensione in un anno, i cui nomi iniziano con la stessa lettera. Tale registrazione di file personali viene spesso utilizzata nelle grandi imprese, dove passa un grande flusso di personale durante un anno.
Passaggio 6
Per tutti i casi preparati, redigere un foglio di trasferimento, che ha una forma unificata. Nella colonna n. 1, annota il numero di serie di ciascun caso, nella colonna n. 2 - l'indice di ciascun caso secondo la nomenclatura, n. 3 - il nome delle intestazioni dei casi, n. 4 - le date, N. 5 - il numero di fogli trasferiti per ogni caso separatamente, N. 6 - periodi di conservazione, N. 7 - integrazioni o note esistenti.
