Il file personale di un dipendente è un'informazione che riflette tutte le fasi della relazione tra il dipendente e l'organizzazione. È formato (mantenuto e formalizzato) da un organismo del personale o da un funzionario appositamente autorizzato. È necessario redigere un fascicolo personale in conformità con le attuali regole di conservazione dei registri.
Necessario
- Cartella "File personale";
- Documenti del dipendente (o loro copie);
- Penna;
- Perforatrice.
Istruzioni
Passo 1
Un file personale viene avviato dopo la pubblicazione di un ordine sulla nomina di un dipendente a una posizione.
Passo 2
Il fascicolo personale comprende: un inventario interno dei documenti; questionario e scheda anagrafica anagrafica; riepilogo;
copie dei documenti didattici (e di tutti i certificati di qualifica); carte d'identità; certificati e altri documenti che confermano le modifiche ai dati personali del dipendente (copie del certificato di matrimonio, CIF, certificato di assicurazione, certificati di nascita dei bambini); contratto di responsabilità; copia di tutti gli ordini di appuntamento, trasferimento, incentivi, viaggi di lavoro, vacanze, ecc.; contratto di lavoro (contratto); dati di ricertificazione; caratteristiche.
Tutti questi documenti (o le loro copie) devono essere archiviati in un'unica cartella.
Passaggio 3
Nell'inventario interno, è necessario elencare tutti i documenti archiviati in un file personale. I documenti vengono archiviati in ordine cronologico non appena disponibili. Nella colonna "Nota" dell'inventario interno, è indicato che i documenti vengono ritirati o gli originali vengono sostituiti con copie. L'inventario interno è firmato dal dipendente che lo ha compilato, indicando cognome, nome, patronimico e data di compilazione.
Passaggio 4
Le voci che vengono inserite in un file personale sono scritte con una penna stilografica o una penna a sfera in nero, blu o viola, non sono consentite correzioni.
Passaggio 5
I fogli del fascicolo personale del dipendente e il suo inventario interno sono numerati separatamente.
Passaggio 6
Quando si chiude un file personale, è necessario presentare una dichiarazione e ordinare il licenziamento del dipendente.
Passaggio 7
Mantengono i file personali nella cassaforte di un'organizzazione o di un'impresa. Sono rilasciati per uso personale solo per una determinata categoria di dipendenti che hanno accesso alle informazioni sul personale.
Passaggio 8
I file personali dei dipendenti licenziati vengono trasferiti in un archivio per 75 anni. I file personali dei dirigenti aziendali sono conservati in modo permanente.
