Il mantenimento della documentazione speciale è parte integrante del dipartimento del personale di un'impresa. Allo stesso tempo, un file personale è obbligatorio per ogni dipendente. In futuro, i file personali verranno archiviati in cartelle speciali.
Necessario
- - documenti personali del dipendente;
- - elenco dei documenti;
- - una cartella per un file personale.
Istruzioni
Passo 1
Inizia a registrare un file personale per un dipendente subito dopo essere stato assunto. Non esiste un modulo unificato per l'archiviazione di un caso, quindi puoi svilupparlo da solo. Crea copie del passaporto del dipendente, del certificato di assicurazione pensionistica, del certificato TIN e di altri documenti personali, se necessario, come un certificato medico e la patente di guida.
Passo 2
Progetta una copertina per il tuo file personale. Indica il nome della tua organizzazione in conformità con i documenti costitutivi, metti il numero di serie del caso e la data della sua preparazione. Puoi anche scrivere la durata del contratto di lavoro con il dipendente. Lascia spazio per le note su licenziamento, trasferimento, ecc. Al centro della copertina, inserire il cognome, nome e patronimico del dipendente per esteso, la sua posizione.
Passaggio 3
La prima pagina del fascicolo personale dovrebbe contenere un inventario dei documenti disponibili del dipendente. È meglio compilare l'inventario in formato elettronico. Assicurati di includere il nome del dipendente autorizzato e la data dell'inventario. Le informazioni sui documenti disponibili possono essere inserite sotto forma di tabella, annotando il numero di ciascuno di essi e prendendo le note necessarie. In fondo all'inventario dovrebbero esserci le firme del compilatore e del dipendente per il quale si sta compilando il file personale. Allegare copie di documenti esistenti dopo l'elenco. Seguono tutti i documenti relativi al flusso di lavoro, ad esempio un ordine di ferie, accordi sulle modifiche al contratto di lavoro, ecc.
Passaggio 4
Archivia il tuo file personale nella cartella archivio. Questi documenti dovrebbero essere conservati da uno specialista del personale o da un direttore dell'azienda con accesso limitato ai dati. I dipendenti possono ricevere qualsiasi documento in un file personale previo accordo con il manager e dietro una ricevuta personale. Quando un dipendente viene licenziato o trasferito, il file personale viene trasferito in un archivio speciale sugli ex dipendenti dell'azienda.
