Per conservare i dati personali dei dipendenti, alcuni datori di lavoro utilizzano i cosiddetti file personali. Secondo l'articolo 85 del Codice del lavoro, i lavoratori del personale devono ricevere, archiviare e combinare le informazioni su ciascun dipendente. Per questo, è consigliabile utilizzare tali file personali. Qual è l'ordine della loro registrazione?
Istruzioni
Passo 1
Innanzitutto, va chiarito che la gestione dei file personali non è un documento obbligatorio per le organizzazioni, ma se decidi di utilizzarlo, dovrai essere guidato dalle regole del lavoro d'ufficio.
Passo 2
Quando un dipendente viene assunto, il manager emette un ordine (istruzione) nel modulo n. T-1. Sulla base di questo documento, genera una carta personale per un nuovo dipendente (modulo n. T-2).
Passaggio 3
Per compilare questo modulo, avrai bisogno dei seguenti documenti: passaporto, libretto di lavoro, certificato di registrazione (TIN), certificato di assicurazione, ID militare (se presente), certificato o diploma e altri documenti, ad esempio per un autista - a patente di guida, per cuochi - un libro medico, ecc.
Passaggio 4
Prendere copia di tutti i documenti di cui sopra e archiviarli in un file personale in ordine cronologico. Questo archivio è conservato nell'ufficio del personale o nell'ufficio contabilità, eventuali modifiche sono apportate solo da persone responsabili. Ma tieni presente che il libro di lavoro non è incluso nel file personale, deve essere conservato separatamente in una cassaforte o sotto chiave. Le persone responsabili della sicurezza di questi documenti sono nominate con un ordine separato.
Passaggio 5
Elencare tutti i documenti nell'inventario, apportare modifiche nella colonna speciale "Allegati". Contiene inoltre i numeri di serie dei documenti, il numero di fogli di ciascuno di essi e la data di ricezione.
Passaggio 6
Alcuni dei documenti del fascicolo personale sono un questionario, un'autobiografia, spiegazioni scritte ed eventuali dichiarazioni. Si ricorda che l'archivio non viene trasferito al dipendente stesso e, anche in caso di necessità, il dipendente può consultare la scheda personale solo in presenza del responsabile.
Passaggio 7
Dopo che il caso è stato formato, completa la pagina di copertina. Per fare ciò, al centro al centro, scrivi il numero di serie di questo archivio, il nome dell'organizzazione, la posizione del dipendente e il suo nome completo.
