Quando si stipula un contratto, è molto importante proteggere il più possibile la propria azienda da tutti i possibili rischi. Per questo, la controparte viene verificata su siti specializzati per la presenza di debiti fiscali, la partecipazione a tribunali arbitrali, la presenza di pretese da parte dei suoi partner, acquirenti o clienti. Assicurati di richiedere il seguente pacchetto di documenti.
Documenti richiesti
Qualsiasi società a responsabilità limitata o società per azioni ha uno statuto, che non è un segreto commerciale e ti permetterà di conoscere gli obiettivi e le tipologie di attività, l'entità del capitale autorizzato, i nomi dei fondatori e altre informazioni utili. Per proteggersi completamente dai rischi nell'ambito di una relazione a lungo termine, è meglio richiedere copie dei documenti richiesti con il sigillo e la firma del gestore. L'ultima pagina deve essere timbrata dall'autorità fiscale.
Sono inoltre necessarie copie dell'OGRN (certificato di registrazione statale) e TIN (registrazione fiscale). Se un potenziale partner è interessato a una collaborazione seria, fornirà anche un nuovo estratto del Registro delle persone giuridiche dello Stato Unificato, l'originale o una copia autenticata. Tale documento può essere firmato sia con la firma autografa di un funzionario autorizzato in combinazione con il sigillo del dipartimento, sia con una firma elettronica avanzata - in conformità con la legge n. 63-FZ, sono equivalenti.
Se l'azienda non ha familiarità, vale la pena chiedere informazioni sul numero medio di dipendenti, copie di licenze per vari tipi di attività, certificati di proprietà o un contratto di locazione per locali, documenti per attrezzature, passaporti dei veicoli.
Documenti richiesti durante la verifica da parte delle autorità fiscali
Per tutelarsi completamente durante una verifica fiscale, è importante assicurarsi che tutte le controparti siano “pulite”. Prima di concludere un contratto, oltre che trimestralmente, è necessario richiedere copia autenticata della dichiarazione IVA con contrassegno alla consegna all'Agenzia delle Entrate, informazioni sullo stato dei pagamenti per imposte e tasse. All'inizio è anche importante chiarire ed è meglio ottenere una lettera ufficiale sul sistema fiscale applicato.
Sapere se una controparte paga l'imposta sul valore aggiunto è necessario saperlo non solo per essere sicuri della sua onestà davanti alla legge. Se la società di trasporto, il fornitore o l'appaltatore non paga l'IVA in tempo, il suo pagamento può essere riscosso dal consumatore di servizi o dall'acquirente ed è abbastanza difficile discutere con le autorità fiscali in questo caso.
Cosa cercare quando si stipula un contratto
Per evitare che il fornitore, l'appaltatore o l'impresa di trasporto possano recedere dai termini del contratto in una controversia, è importante assicurarsi che tutte le firme siano state fornite da persone autorizzate. Spesso, un contratto, specifiche, domande, procure, UPD, fatture, atti di lavoro eseguiti e altri documenti sono firmati da manager o commercialisti. Se si tratta di un tribunale, la direzione si limita a scrollare le spalle e si solleva da ogni responsabilità per l'attività dei suoi dipendenti, anche se a quel punto lavorano ancora nell'organizzazione.
Un attento controllo sulle firme nei documenti aiuterà a evitare questa situazione. In anticipo, è necessario richiedere copie autenticate delle decisioni (verbali) sulla nomina di un manager, un ordine sulla nomina o l'assunzione di un capo contabile. Se il leader ha il diritto di firmare per lui, allora l'ordine corrispondente. Se necessario, ottenere procure per le persone autorizzate a firmare i documenti richiesti per conto dell'impresa.
