Il lavoro d'ufficio correttamente organizzato in un'organizzazione o in un'impresa consente di mantenere i documenti in ordine e controllarne il movimento in qualsiasi momento. Se l'attività della vostra azienda è legata alla conclusione di contratti, tenete un apposito diario della loro contabilità. Una rivista ben progettata consentirà di registrare i dettagli dei documenti e la loro cronologia.
Necessario
- - un giornale per la registrazione della documentazione;
- - materiali da registrare;
- - penna stilografica;
- - matita;
- - forbici;
- - righello;
- - carta;
- - fili;
- - ago;
- - colla.
Istruzioni
Passo 1
Trova un comodo modulo per tenere un registro. Allo stesso tempo, procedi dalle esigenze urgenti dell'organizzazione e dalle peculiarità del lavoro d'ufficio. Di recente, le forme elettroniche di contabilità della documentazione sono diventate più diffuse, ma non sono sempre convenienti quando si familiarizzano con i gestori. Nel caso più semplice, puoi redigere un giornale di contabilità in un taccuino standard di grande formato.
Passo 2
Numera le pagine della rivista inserendo numeri sequenziali nella parte inferiore o superiore di ogni foglio. Cuci l'intero blocco di pagine con un filo forte, portando le estremità oltre l'ultima pagina della rivista. Scrivi su un piccolo pezzo di carta quanti fogli contiene il libro. Incolla questa etichetta sull'ultima pagina di fila, passando le estremità del filo sotto di essa, annodate. Quando la colla si asciuga, apporre qui il sigillo per i documenti e la firma di chi ha emesso la rivista.
Passaggio 3
Inizia a progettare la tua pagina del titolo. Scrivi il nome della rivista sulla parte anteriore della rivista, ad esempio "Diario del contratto". Includere nella descrizione il nome dell'organizzazione (azienda) e i suoi dettagli principali. Lasciare due righe per le date di inizio e fine del journal. Tutte queste informazioni non possono essere inserite a mano, ma prestampate su una stampante e poi incollate ordinatamente alla copertina della rivista.
Passaggio 4
Dividere le pagine di lavoro della rivista in tante colonne quante sono necessarie per una descrizione completa dei documenti da registrare. Assicurati di fornire colonne per il numero di serie, la data di ricezione del documento, la conclusione del contratto, il rilascio dell'ordine e così via. Lascia una colonna separata per una breve descrizione dell'essenza del documento e del suo contenuto principale. Fornire anche un luogo per la firma della persona che ha ricevuto il documento per l'esecuzione.
Passaggio 5
Se necessario, registrare il giornale presso l'ufficio (segreteria), assegnandogli il numero appropriato e altri dettagli. Dopo la procedura di registrazione, il giornale contabile può essere utilizzato per lo scopo previsto.
