I documenti che entrano nell'organizzazione sono soggetti a contabilità. Di solito la registrazione delle lettere in arrivo è compito dell'ufficio, ma in piccoli team questa responsabilità è spesso assegnata alla segretaria. Il metodo di elaborazione della corrispondenza, di norma, è descritto in dettaglio nelle istruzioni interne per il lavoro d'ufficio. Se è assente, quando si elaborano nuovi documenti, è necessario rispettare un determinato ordine di azioni.
Necessario
- - giornale di registrazione della corrispondenza in entrata;
- - timbro "Lettera in arrivo".
Istruzioni
Passo 1
Accetta e ordina la corrispondenza in arrivo. Tutte le lettere devono essere aperte, ad eccezione di quelle con un segno speciale, ad esempio "Personalmente al manager" o "Riservato", ecc. Non affrettarti a buttare via la busta, prima controlla se l'indirizzo di ritorno è indicato nel testo. La registrazione non richiede documenti contabili (fatture, fatture), congratulazioni, materiale pubblicitario.
Passo 2
Immettere le informazioni sulle lettere ricevute nel registro della corrispondenza in arrivo. Può essere elettronico o tradizionale (cartaceo). Quando si compilano moduli elettronici, seguire le raccomandazioni degli sviluppatori del programma. I sistemi informatici facilitano il lavoro d'ufficio, aiutano a trovare rapidamente le informazioni necessarie. Tuttavia, l'unificazione è importante in essi, il rigoroso rispetto delle regole per l'inserimento delle informazioni, altrimenti il documento potrebbe perdersi nel database.
Passaggio 3
Acquista un diario di bordo tradizionale in una tipografia o disponilo tu stesso in un quaderno A4. Il requisito principale è la facilità di ricerca, la chiarezza e l'accuratezza del riempimento. È conveniente tenere un diario sotto forma di tabella con le seguenti colonne: 1. Data di registrazione. Considerare le lettere in arrivo il giorno della ricezione e la sera sottoporle all'esame del responsabile, a meno che l'organizzazione non abbia adottato una procedura diversa; Numero di registrazione. Questo attributo del documento è costituito dal numero del fascicolo "Documenti in entrata" (secondo la nomenclatura approvata degli affari dell'organizzazione) e dal numero di serie (dall'inizio dell'anno solare) della lettera ricevuta. Ad esempio, "N. 01-12-273", dove 01-12 è il numero di nomenclatura del caso, 273 è il numero univoco della lettera. Tutta la corrispondenza ricevuta viene registrata una volta, indipendentemente dal numero di copie ricevute successivamente, comprese quelle elettroniche; 3. L'autore della lettera (organizzazione, individuo), ad esempio "Vstrecha LLC" o "Amministrazione regionale, vice capo V. S. Sidorov", ecc. 4. L'oggetto del documento. Puoi compilare questa colonna con le informazioni dall'intestazione della lettera o formulare brevemente l'idea principale dopo averla letta. Scrivi in modo tale che in seguito tu possa facilmente ricordare quale documento è in questione e spiegarlo ai tuoi colleghi. Ad esempio, "Sulla conclusione di un contratto per servizi di trasporto" o "Sulla fornitura di informazioni sull'imposta sul reddito prima del 12.12.2011", ecc.; 5. Esecutore. Compila la casella dopo aver ricevuto il visto del manager. Inserisci il nome della persona che preparerà la risposta. Annota qui la data di scadenza. Evidenziare o sottolineare la data di risposta alla lettera urgente 6. Appunti. Qui puoi prendere appunti sull'adempimento dell'ordine del manager, o indicare la presenza di allegati importanti alla lettera, o segnare il numero di copie che i dipendenti hanno al lavoro.
Passaggio 4
Completa la tabella come meglio credi. Ad esempio, temendo per la sicurezza dei documenti, selezionare la casella per la firma del contraente al momento della ricezione della lettera. Tuttavia, non sovraccaricare il diario e te stesso con voci eccessivamente prolisse. Il documento contiene tutte le informazioni necessarie, i moduli di registrazione aiutano solo a tracciare la fase di lavoro su di esso.
Passaggio 5
Metti un timbro speciale su tutte le lettere, che indica il tipo di corrispondenza - "In arrivo". La stampa dovrebbe trovarsi nell'angolo inferiore destro della prima pagina del documento. Assicurati che la stampa non si sovrapponga al testo. Immettere manualmente il numero di serie e la data di ricezione nella riga di stampa.
