La corretta documentazione è parte integrante di una corretta documentazione. Lo stato attuale del lavoro d'ufficio è tale che per padroneggiare appieno tutte le sottigliezze della gestione dei documenti, è necessario completare corsi speciali, tenendo conto del fatto che i documenti sono suddivisi in molti tipi diversi.
Istruzioni
Passo 1
Il lavoro d'ufficio, ad esempio il dipartimento del personale di un'impresa, può differire in modo significativo dalla contabilità e dalla gestione.
Pertanto, ogni dipartimento dell'impresa ha il proprio fatturato di documentazione e, di conseguenza, la registrazione di tali documenti viene presentata con regole speciali per la registrazione e la contabilità.
Passo 2
Il sistema contabile è progettato in modo tale che parte dei documenti della società debba essere redatta in conformità con i GOST approvati e la parte che è in libera circolazione è redatta a discrezione della direzione della società.
Passaggio 3
Tutti i documenti ricevuti dall'impresa sono registrati in un apposito giornale di corrispondenza in entrata, al documento viene assegnato un certo numero (numero di serie), quindi viene indirizzato alla direzione dell'impresa, che decide il suo ulteriore destino. Se il documento contiene requisiti specifici, è di natura informativa, viene inviato con un visto principale a una persona specifica, per esecuzione o per informazione. Se l'esecuzione è necessaria, il capo, avando l'atto, ha facoltà di fissare un termine per la sua esecuzione, ma non inferiore a quello prescritto dall'atto stesso. Il contraente riceve il documento e firma nel giornale di corrispondenza in entrata per la sua ricezione.
Passaggio 4
I documenti in uscita vengono inoltre registrati in un apposito giornale dei documenti in uscita con l'attribuzione di un numero progressivo.
Passaggio 5
Di norma, tutta la documentazione è suddivisa in documenti di circolazione interna e documenti di circolazione esterna, pertanto, in produzione, vengono registrati due giornali di registrazione per i documenti in entrata e due per i documenti in uscita.
Passaggio 6
Tale sistema contabile consente di controllare il passaggio dei documenti, sia all'esterno dell'azienda che al suo interno, nonché di verificarne l'esecuzione.
Passaggio 7
I documenti relativi alle attività dell'impresa, ad esempio ordini per il personale, ordini generali sono registrati e registrati separatamente. In generale, molte grandi imprese praticano un sistema di contabilità separata dei documenti relativi a dipartimenti e servizi specifici, soprattutto quando ogni reparto ha una persona corrispondente impegnata nel lavoro d'ufficio.
