Una lettera al cliente viene scritta se è impossibile adempiere agli obblighi nei suoi confronti da parte della tua organizzazione, se non ha trasferito denaro per la merce consegnata e se è necessario informarlo sulla nuova gamma.
Istruzioni
Passo 1
Inizia la tua lettera chiedendo a qualcuno che rappresenta l'organizzazione del cliente. In questa parte della lettera sono appropriate espressioni di cortesia come "Caro Ivan Andreevich", "Mister Remizov". Se l'azienda cliente non ha una persona specifica con la quale sono stati instaurati rapporti, contattare "Egregi Signori".
Passo 2
Presentati con il nome della tua organizzazione. Usa frasi standard, ad esempio "MontazhSpetsStroy LLC vorrebbe esprimerti il nostro rispetto e augurare prosperità alla tua organizzazione". Questo ti permetterà di orientare il tuo cliente, leggendo il testo principale, non si scervella su chi è il destinatario della lettera.
Passaggio 3
Formulare il motivo della lettera. La forma della scrittura e il contenuto del messaggio dipendono da questo. Il motivo più comune per scrivere lettere a un cliente è il mancato pagamento delle merci consegnate o dei servizi resi. In questo caso, fare riferimento alla relativa clausola del contratto, indicare che il cliente è responsabile del pagamento della fattura entro un determinato periodo di tempo. Se questa non è la tua prima lettera su questo argomento, fai appello alla responsabilità del cliente per il mancato adempimento degli obblighi previsti dalla clausola X del contratto di fornitura. Si prega di notare che in caso di mancato pagamento delle fatture, sarà necessario rivolgersi al tribunale.
Passaggio 4
Scusarsi con il cliente se il motivo della scrittura della lettera è stato l'impossibilità di consegnargli la merce entro i termini previsti dal contratto. Non cercare di spiegare i motivi per cui ti mancano i tempi di consegna, il cliente non è interessato a questo, è meglio informarlo su quanto tempo la tua organizzazione sarà in grado di adempiere ai suoi obblighi previsti dal contratto. Alla fine della lettera, usa le frasi "Grazie per la tua comprensione", "Speriamo in un'ulteriore cooperazione".
Passaggio 5
Informa il cliente della nuova linea di prodotti offerta dalla tua azienda, se il tuo partner non è a conoscenza del cambio di assortimento. In tale lettera, è auspicabile indicare quali sconti riceverà il cliente quando redige nuovi contratti di fornitura come cliente abituale.
Passaggio 6
Iscriviti alla fine della lettera. Lascia le tue informazioni di contatto in modo che il cliente sappia come contattare la tua organizzazione. Auguro tutto il meglio per l'organizzazione e la persona che la rappresenta.
