Il galateo è un concetto poliedrico, ci sono regole di comportamento nella società, a tavola o nei luoghi pubblici. Esiste anche una cosa come l'etichetta aziendale, in particolare l'etichetta di scrittura aziendale. La reputazione dell'azienda dipende in gran parte da come viene condotta la corrispondenza con clienti, dipendenti e partner.
Regole generali della corrispondenza commerciale
Il discorso scritto è molto diverso da quello orale, in particolare la corrispondenza commerciale. Le realtà moderne sono tali che la scrittura è sempre più intesa come un messaggio di posta elettronica, piuttosto che un messaggio su carta.
Quando si tratta di trattative commerciali con i partner, di eventuali messaggi relativi a momenti di lavoro, l'e-mail è l'opzione migliore per il trasferimento delle informazioni. Tuttavia, scrivere lettere di invito, ringraziamento o congratulazioni è fatto su carta.
È considerata buona pratica utilizzare carta di qualità e preferibilmente carta intestata con il logo dell'organizzazione. È meglio consegnare lettere importanti o inviti a eventi speciali tramite corriere o posta raccomandata. Il messaggio su una bella carta di alta qualità sembra solido e aumenta la valutazione dell'azienda.
Nella corrispondenza commerciale, la correttezza, l'alfabetizzazione e l'accuratezza del messaggio sono importanti. Non sono ammesse eccessiva emotività, familiarità, commenti offensivi, nonché la lunghezza e l'ambiguità della presentazione.
È importante strutturare il testo, posizionare correttamente accenti e segni di punteggiatura in modo che il destinatario sia molto chiaro su cosa sia esattamente la lettera.
Per quanto riguarda lo stile di comunicazione, è meglio evitare frasi floride, frasi complesse a più livelli e parole inutili. L'abbondanza di cliché professionali nella corrispondenza commerciale è consentita.
Per chiarezza, puoi aggiungere grafici, diagrammi o tabelle al testo.
È inaccettabile utilizzare emoticon e immagini nella corrispondenza commerciale. Assicurati di controllare il testo per errori e refusi prima di inviare.
Regole di progettazione di lettere commerciali
Una lettera commerciale ben scritta deve avere una struttura chiara. Non esiste un unico standard, ma esistono regole generali di progettazione.
Una lettera commerciale è composta da intestazione, saluto, contenuto (base), addio, firma e dettagli dell'organizzazione di invio.
L'"intestazione" della lettera contiene solitamente il nome dell'organizzazione, il logo, l'indirizzo ei contatti per la comunicazione (telefono, e-mail, fax).
Inoltre, nell'intestazione possono essere indicati il tipo di attività dell'azienda e i nomi dei dirigenti.
Il cappuccio è più spesso stampato al centro del foglio, a volte può essere posizionato nell'angolo superiore.
Una società rispettabile dovrebbe avere la propria carta intestata. Inoltre, le e-mail dovrebbero avere dei moduli, questo dà solidità all'organizzazione.
Nella parte di benvenuto, puoi scrivere "Buon pomeriggio" o "Ciao" se il messaggio non è di carattere strettamente interpersonale. In una lettera commerciale chiara, avviso o altra documentazione commerciale, sarà più appropriato rivolgersi immediatamente al destinatario per nome e patronimico.
La cosa più importante nella corrispondenza commerciale è il contenuto principale della lettera: la base.
Questa parte ha il più alto carico di informazioni, è in essa che viene rivelato lo scopo del ricorso.
Ci possono essere diversi motivi per contattare, rispettivamente, la presentazione di ciascun aspetto dovrebbe iniziare con un paragrafo separato. Strutturare il corpo principale della lettera è necessario per differenziare gli argomenti e comprendere meglio le informazioni.
Esempi di paragrafi includono le seguenti frasi: "ti chiediamo", "informare", "offrire a titolo oneroso" e altri.
Vale la pena ricordare che esiste anche una struttura all'interno degli aspetti.
Il mittente di una lettera commerciale deve giustificare la pertinenza della richiesta, divulgarne il contenuto principale e descrivere il risultato atteso in caso di risposta positiva.
Le formule vocali dirette sono usate raramente nelle lettere commerciali. Lo scopo principale della frase finale è esprimere rispetto per il destinatario e il consueto omaggio alla gentilezza. Esempi di frasi di chiusura: "i migliori auguri", "i migliori saluti", "grazie in anticipo per la risposta" e altri.
Una firma personale deve essere alla fine della lettera. Solitamente vengono indicati il cognome, le iniziali e la posizione del mittente, nonché i recapiti telefonici.
Le grandi aziende utilizzano le firme elettroniche. Questo è un file speciale con una firma di testo che viene apposta automaticamente alla fine di ogni lettera. Una firma elettronica non deve superare le cinque o sei righe e superare i settanta caratteri.
Questa struttura di progettazione si applica anche a lettere promozionali, lettere di presentazione e lettere di ringraziamento, nonché avvisi, dichiarazioni, reclami e avvertimenti.
Quando si invia una grande quantità di informazioni, nel corpo della lettera viene scritto un breve supporto e il pacchetto principale viene redatto come allegato separato. Se l'allegato "pesa" molto, dovresti avvertire il destinatario di ciò nella lettera di accompagnamento nel poscritto.
Rispondi a una lettera commerciale
Secondo le regole del galateo aziendale, una risposta a una lettera non dovrebbe essere ritardata per più di due o tre giorni. Se è necessario un periodo di tempo più lungo per una risposta a causa di una serie di motivi oggettivi, informarne il mittente, questa è considerata una buona forma e aggiunge credibilità all'azienda.
Ricorda la cosa principale: devi rispondere a tutte le e-mail aziendali, ad eccezione dello spam evidente.
Quando si risponde a lettere commerciali, vengono spesso utilizzate formule vocali standard:
- "Siamo spiacenti di informarti …";
- "Grazie per …";
- "Vi invitiamo con piacere…";
- "Vi ricordiamo…";
- "In conformità con la tua richiesta, informiamo …" e altri.
Per comodità, puoi creare un file separato con schemi vocali simili. Passando agli spazi vuoti, faciliterai e accelererai notevolmente la scrittura di lettere commerciali.
Se la lettera è importante e hai bisogno di sapere con certezza che è stata consegnata al destinatario, ordina la consegna tramite corriere o emetti una lettera raccomandata (posta russa). L'e-mail ha una funzione "Avviso di ricezione" che ti invia automaticamente una conferma che il tuo messaggio è stato visualizzato.
Se non c'è risposta alla lettera, secondo l'etichetta, puoi fare un'ulteriore chiamata per chiarire la situazione con la corrispondenza.
Tipi di corrispondenza commerciale
Inizialmente, ci sono due tipi di corrispondenza commerciale: interna ed esterna. La corrispondenza esterna è la corrispondenza inviata a un destinatario di terze parti, mentre la corrispondenza interna viene utilizzata entro i confini di un'impresa.
Le lettere commerciali, in base allo scopo previsto, si suddividono in: applicazioni, newsletter, annunci pubblicitari, richieste, raccomandazioni, proposte, promemoria, reclami, inviti e altro.
Lettera: un messaggio contiene informazioni di cui il destinatario ha bisogno per eseguire qualsiasi attività nell'ambito di una causa comune. Tali informazioni sono rilevanti e importanti sia per il destinatario che per il mittente.
Applicazione - un tipo di corrispondenza commerciale che comporta l'invio di una richiesta allo scopo di ottenere informazioni o servizi. Ad esempio, una domanda di partecipazione a un evento.
Richiesta - una richiesta scritta per ottenere informazioni di interesse. La richiesta può essere formale e vincolante.
Una lettera di offerta di solito offre cooperazione o servizi specifici e proposte commerciali. In genere, tali lettere vengono inviate a più indirizzi contemporaneamente; è possibile utilizzare l'invio di massa.
Invito - una lettera di invito individuale a una riunione o un evento di gala. Nella progettazione di tale corrispondenza, è consentito l'uso di moduli o cartoline speciali per le vacanze. La cosa principale è scrivere chiaramente il nome dell'evento, l'indirizzo, l'ora e il luogo dell'incontro.
Una lettera di sollecito è un messaggio sull'adempimento di eventuali obblighi: rimborso del debito, fornitura di un rapporto, promemoria di una riunione e altri.
Se una delle parti non ha rispettato le condizioni contrattuali o ha violato l'accordo, la parte lesa può presentare un reclamo. Una caratteristica distintiva della lettera - reclami - è la presenza di una descrizione dettagliata delle condizioni violate, informazioni sulla valutazione del danno, richieste di risarcimento per perdite o eliminazione della violazione rilevata. Spesso questa corrispondenza è integrata da copie di documenti, fotografie e certificati di accettazione.
Nelle lettere di raccomandazione si valuta un soggetto terzo o una società e ne vengono fornite le caratteristiche. Tali messaggi sono più comuni quando si fa domanda per una nuova posizione.
Funzionalità dell'e-mail aziendale
Al giorno d'oggi, una grande percentuale di lettere commerciali viene inviata tramite e-mail, quindi le regole del galateo aziendale formulano anche i requisiti per condurre la comunicazione commerciale elettronica.
Leggi attentamente l'indirizzo del mittente. Dovresti essere avvisato da messaggi con indirizzi di casella di posta simili: "cupercat" o "mini - bikini". Oltre al normale spam, i messaggi provenienti da tali indirizzi possono contenere virus.
Mantieni sempre la tua riga dell'oggetto breve e al punto.
Il galateo permette di citare il messaggio originale in modo che il destinatario possa capire immediatamente cosa c'è in gioco.
È consentito allegare materiali aggiuntivi nell'allegato.
Conoscere e applicare le regole del galateo nel campo della comunicazione aziendale aiuta il mittente a guadagnarsi una buona reputazione e ad attrarre nuovi partner.
