Le conversazioni telefoniche fanno parte da tempo della vita lavorativa. Con il loro aiuto si comunicano le decisioni, si ricevono e si rendicontano gli incarichi, si prendono appuntamenti e disdette. L'ignoranza delle regole di etichetta delle conversazioni telefoniche può portare alla rottura di molti accordi e alla sfiducia da parte di partner e clienti.
Istruzioni
Passo 1
Lavora sulla tua voce. Se possibile, registra la conversazione con uno dei partner commerciali su un dittafono e ascolta. Valuta il timbro della tua voce, la velocità del discorso, l'intonazione e l'energia. Per rendere la voce più piacevole, la respirazione dovrebbe essere uniforme, la postura dovrebbe essere libera. Sorridi mentre parli: questo trucco ti aiuterà a rendere la tua voce più calda e piacevole. Cerca di sbarazzarti delle parole parassite se le usi.
Passo 2
Preparati per tutte le chiamate in uscita. Formula gli obiettivi della conversazione, le frasi chiave che utilizzerai. Tieni a portata di mano un taccuino e una penna per prendere appunti mentre parli. Quando ti rispondono, non dimenticare di salutare, presentarti e nominare l'azienda che rappresenti. Fai delle brevi pause in modo che l'altra persona possa risponderti e ricordare o scrivere il tuo nome. Chiedi se il tuo iscritto può rispondere alle tue domande. Se la risposta è sì, indica lo scopo della tua chiamata.
Passaggio 3
Quando si risponde a una chiamata in arrivo, non far attendere l'interlocutore per più di 3-4 squilli. Assicurati di salutare e presentarti. Quando parli al telefono, distraiti da tutte le altre attività e conversazioni. Se hai bisogno di tempo per rispondere alle domande dell'altra persona, annota i contatti e offri di richiamarla quando sei pronto. Se devi reindirizzare una chiamata, indica chiaramente l'essenza della domanda al tuo collega in modo che il chiamante non debba ripeterla. Alla fine della conversazione, ringrazia l'altra persona per averti contattato.
Passaggio 4
Le regole del galateo telefonico dicono che l'abbonato che ha chiamato è il primo a riagganciare e iniziare a salutare. Richiama anche in caso di interruzione della comunicazione. Quando si pianifica una conversazione telefonica, considerare l'ora: l'ora all'inizio e l'ora alla fine della giornata lavorativa, quando l'abbonato può avere questioni urgenti, sono considerate non andate a buon fine, così come la pausa pranzo.
