Molte organizzazioni hanno requisiti rigorosi per l'organizzazione dei documenti e la creazione di archivi. È necessario garantire la sicurezza dei casi e isolarli da occhi indiscreti. Qualsiasi impiegato dell'azienda deve essere in grado di eseguire il flashing dei file e di farlo in modo scrupoloso ed estremamente accurato.
Necessario
- - Descrizione del lavoro
- - Punteruolo per cancelleria o legatoria
- - Spago o filo forte
- - ago da cucito
- - Colla per cancelleria
- - Carta bianca
- - Forbici
- - Governate
- - Penna
- - Sigillo (ceralacca se necessario)
Istruzioni
Passo 1
Devi lampeggiare i casi in conformità con la descrizione del tuo lavoro. In ogni caso, questo lavoro in tutte le aziende viene svolto secondo principi generali. Innanzitutto, è necessario numerare ciascun documento in ordine. Ricorda di rimuovere tutte le graffette, i punti metallici e le spille da balia dai fogli.
Passo 2
Inizia a cucire la custodia in modo che i fogli possano essere letti liberamente. Per fare ciò, fai quattro fori verticali con un punteruolo clericale al centro del margine sinistro dei documenti. La distanza tra i fori deve essere di almeno tre centimetri. È conveniente utilizzare una macchina desktop speciale per cucire e rilegare documenti A-4. Con il suo aiuto, non sarà difficile creare le cartelle necessarie: può immediatamente perforare una risma di carta spessa fino a 10 cm.
Passaggio 3
Utilizzare uno speciale ago da cucito per allacciare i documenti, oltre a spago da banco o fili di nylon resistenti. Come ultima risorsa, puoi piegare più volte i fili ordinari. Di solito, i documenti vengono cuciti due volte di seguito in modo che i fogli siano fissati in modo più sicuro. Ciò è particolarmente importante se si sta preparando il caso per un archivio eterno.
Passaggio 4
Lascia le estremità libere al filo o allo spago di circa 6 cm. Dovranno essere tirate attraverso il foro centrale sul rovescio dell'ultimo documento e legate saldamente con un nodo.
Passaggio 5
Incolla il nodo e le estremità dei fili con un cerchio (circa 4 cm di diametro) o un quadrato (4 per 5 cm) con colla clericale. La figura deve essere ritagliata da carta bianca spessa.
Passaggio 6
Posizionare il sigillo in modo che si sovrapponga parzialmente all'etichetta di carta e un bordo si sovrapponga all'ultimo foglio della confezione pinzata. Puoi anche riempire questo posto con ceralacca.
Passaggio 7
Aspetta che la colla sia completamente asciutta. Quindi, direttamente sotto il sigillo, indicare il numero di fogli nel file e apporre la firma del funzionario. Aggiungi una lettera di approvazione e indica la data dell'approvazione. Vengono anche archiviate copie di documenti da più fogli, mentre è necessario apporre un timbro con una firma, la data e la scritta "Copia è corretta".
Passaggio 8
Rilega la custodia per l'archiviazione temporanea in un tascabile e i documenti per l'archivio permanente in una copertina rigida. Indicare le scadenze sulla custodia cucita.
