La maggior parte delle organizzazioni conserva documenti da decenni. Per evitare che i tuoi titoli si perdano o si stropiccino, archiviali in cartelle di plastica o di faesite. Prima di fare ciò, assicurati di assegnare il proprio numero a ciascun contratto. In questo modo sarà più facile trovarlo quando necessario.
Istruzioni
Passo 1
Per trovare facilmente il contratto giusto, crea un libro contabile. Prendi uno spesso quaderno quadrato. Numera il primo foglio. Dai un numero alla sicurezza e scrivilo su questo diario. Il numero può essere composto solo da numeri, ad esempio 345. Oppure avere lettere - 123-ID. Oltre ad esso, inserisci la data in cui è stato concluso il contratto. La riga nel giornale dovrebbe essere simile a questa: 1. Contratto n. 345-Id del 2011-03-23. Nelle note, indicare l'essenza dell'operazione, se richiesto dallo stile della documentazione aziendale.
Passo 2
Quando nell'organizzazione è presente più di una persona giuridica, preparare il proprio giornale di registrazione contratti per ciascuna. Utilizzare simboli convenzionali per la designazione. Ad esempio, annota i documenti di LLC "Three Bears" come 456-TM. E segna i contratti di OJSC "Lupo e Cappuccetto Rosso" 876-VKSH. I numeri dovrebbero andare nei quaderni in ordine in modo che non ci sia confusione.
Passaggio 3
Anche se ogni divisione della società è impegnata nell'esecuzione e nell'approvazione dei documenti, dovrebbe esserci un libro contabile dei contratti. In caso contrario, verranno ripetuti i numeri dei documenti, il che porterà discordia nelle attività dell'azienda. Chiedi alla segretaria o al responsabile dell'ufficio di tenere questo diario. Non dare ai dipendenti un sigillo o firmare con l'amministratore delegato fino a quando non è stato assegnato un numero di identificazione.
