Una conferenza in qualsiasi organizzazione è un evento estremamente importante. Richiede un'attenta preparazione e un'implementazione impeccabile. Qualsiasi sfumatura può rovinare l'impressione della tua azienda. Ci sono principi di base che dovrebbero essere considerati per organizzare una conferenza di successo.
Necessario
Carta, internet, soldi
Istruzioni
Passo 1
Stabilisci un obiettivo chiaro per te stesso. Perché hai bisogno di questa conferenza? Cosa vuoi ottenere, in definitiva? La conferenza può essere finalizzata a fornire all'azienda contatti commerciali affidabili, a migliorare la sua immagine, a trovare investitori, ecc. A seconda di ciò, viene scelta una certa direzione, che dovrebbe essere rispettata durante tutto il processo di preparazione e svolgimento dell'evento. Ricorda che l'obiettivo deve essere raggiungibile, misurabile e con caratteristiche in tempo reale.
Passo 2
Dai un nome all'evento. Se non è la prima volta, non dimenticare di indicare la numerazione. Il nome dovrebbe essere brillante, accattivante, intrigante. Il tuo pubblico di destinazione dovrebbe essere interessato alla conferenza.
Passaggio 3
Definire un pubblico di destinazione chiaro. Anche una conferenza perfettamente preparata e organizzata potrebbe non avere alcun effetto se inviti le persone sbagliate. Chiediti chi dovrebbe parlare, la cui opinione dovrebbe essere ascoltata, come questo evento può interessare gli ospiti. Cerca di determinare dove e come comunicare al meglio con il tuo potenziale pubblico di destinazione, il che influenza le persone giuste a prendere decisioni sulla partecipazione all'evento che stai organizzando.
Passaggio 4
Decidere l'ora e il luogo della conferenza. La maggior parte delle conferenze si svolge nei giorni feriali (eccetto il venerdì) a meno che non sia pianificato un lungo evento. Il luogo determina in gran parte l'intera opinione sull'evento nel suo insieme. L'atteggiamento degli ospiti nei confronti della conferenza si forma anche quando cercano solo una sala conferenze o un hotel. Pertanto, descrivi il percorso nel modo più dettagliato possibile, posizionando i segnali se possibile.
Passaggio 5
Annuncia una conferenza. Seleziona i media che il tuo pubblico di destinazione parla più frequentemente. Inserisci annunci pubblicitari o articoli sull'evento imminente in essi. Invia inviti a tutti gli ospiti che ti interessano. Che si tratti di una newsletter o di una newsletter colorata, dipende da te. Nell'invito indicare luogo, ora, nome e direzione del convegno.
Passaggio 6
Riunisci un comitato che valuterà tutte le risposte alla tua proposta e selezionerà le proposte più interessanti e pertinenti. Successivamente, sarà possibile iniziare a definire il programma dell'evento.
Passaggio 7
Distribuire le responsabilità all'interno del team. Qualcuno è responsabile della comunicazione con gli ospiti, qualcuno decide tutti i problemi con i media, qualcuno guida l'evento, ecc. Fornire materiali aggiuntivi per i relatori a tutti i partecipanti alla conferenza. Assicurati di controllare tutta l'attrezzatura prima dell'evento.
Passaggio 8
Se ti accorgi di essere a corto di tempo, imposta un limite di tempo per ogni presentazione e per il numero di domande. Chiedi al pubblico di porre ai relatori eventuali domande aggiuntive dopo l'evento.
