La contabilità per gli accordi con creditori e debitori è una delle aree chiave nel lavoro del servizio di contabilità di qualsiasi organizzazione. L'atto di riconciliazione dei reciproci regolamenti è un documento contabile primario utilizzato dalle controparti per controllare l'adempimento delle reciproche obbligazioni. È compilato sotto forma di registro contenente tutte le operazioni per la spedizione di merci, la fornitura di lavori e servizi e il loro pagamento per un determinato periodo di tempo.
La forma dell'atto non è fissata a livello legislativo, quindi ogni impresa, fatti salvi tutti i requisiti per la preparazione dei documenti primari, ha il diritto di sviluppare una propria versione dell'atto. Un documento redatto da una delle parti del contratto in duplice copia e firmato da persona autorizzata viene inviato alla controparte, la quale, in caso di accordo sulla correttezza delle reciproche transazioni, lo conferma con una firma e ne restituisce una copia.
In caso di difformità, la controparte ha facoltà di sottoscrivere un atto, indicando inesattezze contabili, oppure allegare al documento il proprio registro dei regolamenti. Il rifiuto di firmare l'atto significa che il debitore non riconosce l'esistenza di obbligazioni nei confronti della controparte.
Si raccomanda vivamente di lasciare il rapporto di riconciliazione nei casi in cui le parti collaborino su base continuativa e prevedano di rinnovare gli accordi esistenti in futuro e di concludere accordi aggiuntivi. Questo documento è richiesto anche in situazioni in cui il costo di un prodotto, lavoro o servizio è elevato e il venditore fornisce un pagamento differito.
Se le parti dell'accordo hanno obblighi reciproci l'una con l'altra, dopo aver redatto un atto di riconciliazione per confermarle, possono compensarle. Inoltre, la presenza di un registro delle obbligazioni reciproche a portata di mano farà risparmiare tempo nella ricerca dei documenti primari se è necessario chiarire gli accordi tra le controparti. I prospetti di riconciliazione sottoscritti dalle parti costituiscono anche conferma dei saldi dei crediti e debiti alla fine dell'esercizio e all'inizio dell'esercizio successivo in sede di redazione del bilancio.
Nonostante il verbale di riconciliazione non possa essere utilizzato in giudizio come prova di un'operazione e dell'esistenza di un debito in base ad esso, può essere utilizzato per estendere i termini di prescrizione e aumentare le possibilità di incasso dei crediti. Avendo in mano un atto di riconciliazione firmato, che di fatto significa che la controparte riconosce il proprio debito, il creditore aumenta il periodo durante il quale può citare in giudizio il debitore per il pagamento dei fondi. In questo caso, è molto importante verificare se l'autorità della persona la cui firma è sul documento è valida.
