È consuetudine chiamare una conferenza una riunione estesa a cui partecipano rappresentanti di diverse organizzazioni. Le conferenze possono essere dipartimentali, settoriali, regionali, interregionali, internazionali. Discutono una varietà di problemi, ma tematicamente correlati. In alcuni casi, è la decisione della conferenza che determina la strategia di sviluppo dell'organizzazione. Qualsiasi persona istruita può organizzare un evento del genere, ma alcune considerazioni devono essere prese in considerazione.
Necessario
- - lista dei partecipanti;
- - una sintesi degli interventi;
- - materiali visivi;
- - mezzi tecnici.
Istruzioni
Passo 1
Fai un elenco dei partecipanti. Di solito, i relatori vengono avvisati in anticipo della prossima conferenza, devono confermare il loro accordo e informare l'argomento dei rapporti. A volte le condizioni richiedono la fornitura dei testi delle relazioni o, almeno, una sintesi. Scopri i materiali.
Passo 2
Decidi le regole. Dipende da quanto durerà la conferenza, dal numero di relatori, nonché dalle forme di lavoro. Sono previste solo sessioni plenarie o parte dei lavori si svolgerà in sezioni? Nella seconda opzione, è possibile dedicare più tempo ai report.
Passaggio 3
Assicurati di riservare del tempo per le co-presentazioni e per rispondere alle domande. Decidi la forma delle domande. I partecipanti possono chiederle oralmente, subito dopo la presentazione. Quindi dovresti occuparti di microfoni aggiuntivi. Le domande possono essere presentate anche per iscritto, quindi bisogna pensare al luogo in cui gli ascoltatori metteranno le note. Puoi preparare alcune delle domande in anticipo.
Passaggio 4
Fai un ordine del giorno. L'ordine dei discorsi può essere diverso, dipende dall'argomento, ma in ogni caso è meglio discutere di questioni generali all'inizio della conferenza, per poi passare ai particolari. Dopo ogni ora e mezza o due di lavoro, prevedere una breve pausa (è una buona idea organizzare una pausa caffè), e nel mezzo una lunga pausa, durante la quale i partecipanti possono rilassarsi e pranzare. Se la conferenza è breve (ad esempio, la rielezione), non sono necessarie lunghe pause.
Passaggio 5
Verificare lo stato dei mezzi tecnici. Controlla il tuo computer e il tuo lettore video. Chiedi ai relatori di quale attrezzatura hanno bisogno e quali programmi dovrebbero esserci. Chiedi ai relatori di fornire immagini prima della conferenza. È molto utile se la persona che lavora con il computer ha un elenco di quando fare quale presentazione. Prima della conferenza, controlla se tutti i relatori sono arrivati, se ci sono cambiamenti nell'argomento.
Passaggio 6
Pensa alle tue osservazioni di apertura. Bisogna dire qualche parola di benvenuto ai partecipanti, spiegare a quale evento è dedicato il convegno, la procedura, le regole. Prima dell'inizio della conferenza di rendicontazione ed elezione, dà la parola al presidente della commissione di scrutinio, il quale deve dire quanti delegati erano previsti e quanti sono presenti. Se ne mancano pochi, suggerisci di iniziare l'evento. A volte è appropriato in questo momento cantare l'inno di uno stato o di un'organizzazione internazionale. Offerta di scegliere un presidente, segretario, conteggio e commissione editoriale. In molti casi, le liste possono essere preparate in anticipo. Inoltre, l'evento può essere guidato dal presidente, che annuncia la bozza dell'ordine del giorno (è meglio scriverla e stamparla prima dell'inizio). In primo luogo, viene adottata la bozza, quindi vengono apportate modifiche e integrazioni, dopodiché l'ordine del giorno viene approvato nel suo insieme.
Passaggio 7
Durante la conferenza, il presentatore, indipendentemente dal fatto che sia il presidente o meno, deve essere costantemente nella stanza. È lui che decide i problemi organizzativi man mano che si presentano. Se hai ancora bisogno di andartene, affida le tue responsabilità a qualcuno di persone che la pensano allo stesso modo.
Passaggio 8
La conferenza di solito termina con l'adozione di un qualche tipo di decisione. Il presidente dà lettura del testo della bozza, il pubblico apporta modifiche e integrazioni, il comitato di redazione le introduce, dopodiché la decisione viene approvata.
