Tutti i documenti dell'organizzazione devono essere conservati nell'archivio. Ad esempio, il Codice Fiscale afferma che i documenti primari, i documenti che confermano il pagamento delle tasse e altri devono essere protetti per quattro anni. Ma ci sono anche tali documenti che possono essere distrutti dopo un anno, ad esempio i programmi delle vacanze. Lo smaltimento deve essere effettuato dopo l'emissione dell'atto.
Istruzioni
Passo 1
In primo luogo, va notato che i documenti che "hanno raggiunto il loro scopo" possono essere inseriti nell'atto solo se il periodo è scaduto prima del 1 gennaio dell'anno in cui viene redatto tale documento, ovvero i documenti del 2010 dovrebbero essere inclusi in l'atto solo nel 2016.
Passo 2
Prima di redigere un atto e distruggere la documentazione, redigere inventari che devono essere approvati dal capo dell'organizzazione e redigere un protocollo.
Passaggio 3
Si consiglia di redigere un atto sotto forma di tabella. Nell'angolo in alto a destra, specifica i dettagli dell'organizzazione. Quindi scrivi “Approvo” in lettere maiuscole sotto, in linea regolare, indica sotto la carica (dirigente, direttore generale, ecc.), quindi il cognome e le iniziali. Specificare la data di redazione dell'atto anche di seguito.
Passaggio 4
Successivamente, indica lo scopo, ad esempio, per evidenziare i documenti scaduti per la distruzione. Quindi, elenca i motivi, ad esempio "basato sull'elenco dei documenti organizzativi tipici …"
Passaggio 5
Di seguito è riportata la sezione tabellare, composta da otto colonne. Il primo è il numero di serie. Il secondo è il nome del documento, ad esempio programmi di ferie o corrispondenza sul lavoro con il personale. Il terzo sono le date di fine, ovvero quelle date che sono indicate nel documento per ultime, ad esempio, il programma delle ferie termina nel 2010, quindi è necessario scrivere "2010". Non è necessario specificare il mese qui.
Passaggio 6
Poi viene la colonna con i numeri di inventario, se non ci sono, puoi mettere i trattini. Quindi metti l'indice del caso secondo la nomenclatura, ad esempio, grafico 05-20, dove 05 è l'indice del dipartimento e le seconde due cifre sono il numero ordinale del caso.
Passaggio 7
Successivamente indicare il numero di unità di memoria, ad esempio, il grafico può essere in un'unica copia, ma la corrispondenza con i frame è al plurale. Quindi compilare la casella con i periodi di conservazione secondo il libro di riferimento. Alla fine, se necessario, compilare la colonna “nota”.
Passaggio 8
Dopo la parte tabellare, scrivere che gli inventari sono disponibili e approvati dal protocollo del capo indicando il numero e la data della sua compilazione.
Passaggio 9
Quindi, riassumere il totale, che è espresso nel numero di elementi di documenti pronti per la distruzione, ad esempio, durante il periodo 2006-2010, sono stati distrutti 234 elementi.
Passaggio 10
Quindi il manager controlla nuovamente tutti i dati e firma il documento.
